El control interno y la auditoría deben ocupar un lugar privilegiado en cualquier empresa que tenga recursos limitados y no quiera ir a la quiebra. En la inmensidad de Rusia, este aspecto no pierde relevancia tanto en términos legislativos como institucionales y profesionales. Entonces, ¿qué es una organización de auditoría interna?
Manejo de la terminología
Prestemos atención a los conceptos básicos y antes de nada analizaremos qué es una auditoría interna. Esta frase se utiliza para denotar actividades reguladas por documentos internos de la organización para controlar varios aspectos del trabajo de las unidades de estructura y gestión, que es llevado a cabo por representantes del organismo autorizado dentro del marco establecido.
El consumidor final de la información puede ser una junta directiva, una junta general de accionistas o miembros de una empresa, un órgano ejecutivo, etc.
El objetivo que se persigue es ayudar al enlace de gestión a controlar de forma eficaz los distintos elementos del sistema. La tarea principal -proporcionar información fidedigna sobre diversos temas que sean de su interés. Los auditores internos realizan funciones generales:
- Evaluar la idoneidad de los sistemas de control. Esto significa realizar comprobaciones de enlaces, proporcionar propuestas razonadas y razonables encaminadas a eliminar las deficiencias detectadas, así como elaborar recomendaciones para aumentar la eficiencia de la gestión.
- Evaluación del desempeño. Implica la presentación de valoraciones de expertos sobre diversos aspectos del funcionamiento de las organizaciones, así como la aportación de propuestas razonadas en cuanto a su mejora.
Diversidad de especies
¿Qué puede ser un sistema de auditoría interna? Destacar:
- Auditoría funcional del(de los) sistema(s) de gestión. Se realiza con el fin de evaluar la productividad y eficiencia de cualquier sector de la actividad económica.
- Auditoría multifuncional. Evalúa la calidad del desempeño de diversas tareas, así como la interconexión e interacción en el país.
- Auditoría organizacional y tecnológica del(los) sistema(s) de gestión. Se muestra en el ejercicio de control sobre diferentes enlaces. Todo lo relacionado con la gestión es de interés. Se presta especial atención a la racionalidad tecnológica y/u organizativa.
- Auditoría de actividades. Implica realizar un relevamiento objetivo y un análisis integral de todas las áreas de trabajo y proyectos en curso para identificar oportunidades de mejora. Además,se puede iniciar la verificación de los elementos que vinculan a la organización con el entorno externo. Los ejemplos incluyen conexiones profesionales, imagen y similares. Aquí, los auditores se enfrentan a la cuestión de encontrar las fortalezas y debilidades del trabajo de la organización y evaluar la estabilidad de su posición en los sistemas de orden superior y las perspectivas de desarrollo y crecimiento.
- Si se realiza una auditoría simultáneamente sobre los cuatro puntos anteriores, entonces se designa como una auditoría integral del sistema de gestión de la organización.
- Comprobación del cumplimiento de la normativa. En este caso, se establece si se observan las leyes, reglamentos e instrucciones de los órganos de dirección de la estructura organizativa.
- Comprobación de la idoneidad. Implica el ejercicio del control sobre las actividades de los funcionarios en cuanto a su racionalidad, razonabilidad, conveniencia, utilidad, validez de sus decisiones.
Aspecto teórico de la construcción del sistema
Así que hemos considerado los puntos teóricos. Pero, ¿cómo se forma el servicio de auditoría interna? Inicialmente, la administración desarrolla la política y los procedimientos ejecutables de la empresa. Pero el personal no siempre puede entenderlos, a menudo simplemente los ignoran, y los gerentes a veces no tienen suficiente tiempo para verificar y detectar las deficiencias de manera oportuna. Es con este propósito que se crea el servicio de auditoría interna. Su tarea es ayudar a los gerentes en materia de control, brindar protección contra el abuso de funciones y errores, identificar áreas de riesgo y trabajarsobre la eliminación de futuras carencias o carencias. Además, pueden ayudar a identificar y eliminar las debilidades en los sistemas de gestión. Todo esto debe ser discutido con las máximas autoridades, para lo cual se recopila información.
Etapas de la construcción de un sistema
Digamos que necesitamos garantizar una auditoría interna completa y de alta calidad en la empresa. Para hacer esto, debe organizar un proceso de varias etapas, que incluye los siguientes pasos:
- Análisis crítico seguido de una comparación de objetivos económicos previamente definidos del funcionamiento de la organización, estrategia y tácticas de la estructura, el curso de acción adoptado, oportunidades.
- Desarrollar y luego documentar un concepto comercial mejorado que refleje todas las necesidades y necesidades. También debe prever un conjunto de medidas que permitan su implementación y desarrollo exitosos en el futuro. Además, es necesario prestar atención a los puntos más importantes. Para ellos, se pueden preparar disposiciones separadas que afecten a las políticas de personal, contabilidad, abastecimiento, comercialización, innovación, producción y tecnología, financiera y de inversión. Deben basarse en un análisis profundo de cada elemento y elegir las opciones más adecuadas para la organización.
- Análisis de la eficacia de la estructura actual con posterior ajuste. Se está desarrollando una disposición que afecta a la estructura organizacional, en la cual es necesario describir todos los eslabones organizacionales, indicando los aspectos administrativos, funcionales y metodológicos.subordinación, áreas de actividad, funciones desempeñadas, reglamento de relaciones. También se crea un esquema de flujo de trabajo.
- Establecimiento de una unidad de auditoría interna.
- Desarrollo de procedimientos estándar. Prevé la creación de instrucciones formales para el control de transacciones económicas y financieras específicas. Son necesarios para evaluar el nivel de calidad (fiabilidad) de la información, la gestión eficaz de los recursos y agilizar las relaciones entre especialistas.
¿Por qué es necesario el control interno y la auditoría?
La conveniencia de tal decisión puede expresarse en las siguientes tesis:
- Permite que el órgano ejecutivo garantice un control efectivo sobre las divisiones individuales de la organización.
- Los controles y análisis específicos realizados por auditores permiten identificar las reservas de producción y sentar las bases para aumentar la eficiencia, así como las áreas de desarrollo más prometedoras.
- Especialistas sobre cuyos hombros el ejercicio del control suele desempeñar funciones de asesoramiento en relación con la contabilidad y los servicios financieros y económicos, así como funcionarios de la organización principal, sus sucursales y filiales.
En tales casos, por regla general, se utiliza un esquema general para garantizar la máxima cobertura y eficacia. Se parece a esto:
- Se identifica y define claramente la gama específica de cuestiones que debe abordar el departamento de auditoría interna. Para ellos, se crea un sistema de objetivos, correspondientespolítica de la empresa.
- Se determinan las principales funciones necesarias para lograr los objetivos.
- Combinar un mismo tipo de indicadores en grupos, y crear a partir de ellos unidades estructurales que se especialicen en su procesamiento, implementación y consecución.
- Se está desarrollando un esquema de relaciones que define deberes, derechos y responsabilidades. Esto debe elaborarse para cada unidad estructural, documentando el resultado en los reglamentos y descripciones de puestos.
- La conexión de todos los elementos del sistema en un todo único. Determinación del estado organizacional.
- Integración del departamento de auditoría interna en otras partes de la estructura de gestión empresarial.
- Elaboración de normas internas de trabajo.
Después de eso, podemos hablar de realizar una auditoría interna.
Sobre principios y requisitos
¿Qué se debe hacer para lograr un sistema eficiente? Para ello, es necesario asegurar el cumplimiento de los siguientes puntos:
- El principio de responsabilidad. Establece que cuando existe una auditoría interna, la persona (grupo de personas) que realiza la auditoría debe asumir la responsabilidad disciplinaria, administrativa y económica por el desempeño inadecuado de sus funciones.
- El principio del equilibrio. Indisolublemente ligado al anterior. Establece que al auditor de cuentas no se le pueden encomendar funciones de control sin proporcionarle los medios para llevarlas a cabo. Además, no se debe emitir nada extra que no se utilizará en la actividad laboral.
- El principio de notificación oportuna de las desviaciones. Él dice que cualquier información adicional revelada durante el período en que se realiza una auditoría interna debe transferirse al enlace de gestión lo antes posible. Si no se cumple este requisito y se exacerban las desviaciones indeseables, se pierde el sentido mismo del control.
- Principio de correspondencia entre sistemas gestionados y de gobierno. Establece que el sistema de control debe ser lo suficientemente flexible para permitir una verificación de datos efectiva y adecuada.
- El principio de complejidad. Dice que el control interno completo y la auditoría deben cubrir objetos de diferentes tipos.
- El principio de separación de funciones. Prevé la división de funciones entre especialistas de tal manera que minimicen el abuso de poder y no permitan que los individuos oculten hechos problemáticos.
- El principio de aprobación y permiso. Establece que debe garantizarse la coordinación formal de todas las operaciones financieras y económicas en curso por parte de los funcionarios pertinentes dentro de sus competencias.
Requisitos básicos para el éxito
Ya hemos cubierto bastante bien la auditoría interna. Las cualidades necesarias para aumentar el nivel de eficiencia son:
- Reclamación de infracción. Prevé la necesidad de crear condiciones específicas que pongan en desventaja a la organización o a su empleado (su grupo) y estimule la eliminación de las desviaciones.
- Evitar demasiada concentración de controles primarios en una sola persona que podría dar lugar a informes erróneos o abusos.
- Exigir el interés de la administración. Debe garantizarse la cooperación justa y mutua de los funcionarios de control y gestión.
- Requisito de la idoneidad (aceptabilidad) de la metodología de control interno. Dispone que las metas y objetivos deben ser racionales y convenientes, así como la distribución de funciones realizadas.
- La demanda de mejora y desarrollo continuos. Con el tiempo, incluso los métodos más avanzados se vuelven obsoletos. Por lo tanto, el sistema debe ser flexible y adaptarse a nuevas tareas, incluso con ajustes.
- Requisito de prioridad. El control de las operaciones menores no debe distraer la atención de las tareas realmente importantes.
- Exclusión de pasos de control innecesarios. Es necesario organizar las actividades de manera racional, sin gastar fondos ni mano de obra adicionales.
- Requisito de responsabilidad única. La demanda de acción y observación debe ser de un solo centro (individuo o grupo específico).
- La exigencia de la regulación. La efectividad del sistema de control interno depende directamente de qué y cuántos problemas fueron previstos por la documentación reglamentaria.
- Requisito de posible sustitución funcional. Si una entidad de control interno se ha retirado temporalmente del proceso de revisión, esto no debería afectar negativamente los procedimientos ni interrumpir las actividades.
Sobre la eficiencia y la eficacia
Al comparar la auditoría externa con la interna, se forman dos campos significativos, cada uno con su propia visión de lo que es más apropiado. Respaldan sus posiciones con argumentos de bastante peso. Así, una buena auditoría interna puede basarse en el conocimiento de los mecanismos internos de la organización e identificar muchos puntos potencialmente peligrosos o prometedores, mientras que la participación de especialistas externos permite minimizar la simpatía personal y garantizar la imparcialidad de la auditoría. En general, cada organización, dependiendo de las circunstancias, toma una decisión independiente sobre qué servicios usar, pero depende de los gerentes mejorar el resultado de su trabajo.
¿Cómo mejorar el desempeño del control interno?
Todos queremos más con menos recursos. ¿Es posible considerar el proceso de auditoría interna y aumentar su efectividad? Bastante. ¿Qué hay que hacer para esto? La opción más sencilla es desarrollar normas éticas y estándares profesionales. Si son adecuados, su observancia permitirá lograr una alta calidad de trabajo.
Además, la alta dirección debe auditar periódicamente el sistema de control interno. ¿Qué deben hacer los inspectores? ¿Cuál es su retrato ideal? El Instituto de Auditores Internos ha estado operando en los Estados Unidos desde 1941. En la Federación Rusa, esta estructura recién comienza a surgir, por lo que utilizamos la experiencia de colegas extranjeros. Instituto de Auditores Internosemitió una serie de documentos de recomendación, en los que la principal apuesta es:
- Independencia. Están implícitos el desempeño imparcial de sus funciones y la expresión de juicios objetivos. Al mismo tiempo, no necesita confiar en los juicios de sus colegas.
- Objetividad. Este punto se deriva directamente del anterior. La objetividad requiere que el trabajo se haga con habilidad e integridad. Al compilar un informe, el especialista debe separar claramente los hechos de las especulaciones.
- Le altad. Esto implica que los auditores internos no deben involucrarse a sabiendas en actividades inapropiadas o ilegales que puedan desacreditar los resultados.
- Responsabilidad. Se supone que el especialista debe realizar el trabajo únicamente dentro de sus capacidades y competencia profesional. También debe rendir cuentas por sus acciones.
- Privacidad. Se debe tener cuidado en el uso de la información a la que se accede en el ejercicio del deber.
Ejemplo final
Ese es el final del artículo. Ya hemos visto qué son las auditorías internas. Un ejemplo consolidará los conocimientos adquiridos. Digamos que tenemos una estructura comercial. De repente, se comienza a registrar una caída en los ingresos, aunque la carga de trabajo y la rotación no han cambiado. Para averiguar el motivo, comienza una auditoría financiera interna. Inicialmente se conoce la documentación que describe el movimiento de fondos,operaciones y similares. Se está estudiando la corrección del diseño y la ausencia de signos de falsificación. Si en este caso no se encuentra nada sospechoso, entonces la auditoría financiera interna pasa a la etapa de conciliación de la situación real y la situación que se muestra en la documentación. A modo de ejemplo, comprueba en el almacén si realmente existen los materiales, piezas en bruto, equipos indicados. También se presta atención a los consumibles. Entonces, si un automóvil recorre 100 kilómetros por día y al mismo tiempo logra gastar 50 litros de gasolina, esto debería ser sospechoso. Es necesario estudiar cuidadosamente todos los aspectos posibles de la ocurrencia de escasez, desperdicio y robo. Una vez finalizada una auditoría interna, la documentación debe enviarse de inmediato a la alta dirección para evitar que se agraven los problemas identificados y para facilitar la adopción de medidas correctivas rápidas y adecuadas.
