La comunicación es esencial para el éxito de cualquier organización. Este es un tipo de "sistema circulatorio" de cualquier empresa. Los ejecutivos exitosos, los altos directivos y los profesionales competentes han logrado el éxito en gran parte debido a sus habilidades de comunicación. Cómo fortalecer y desarrollar simultáneamente las comunicaciones interpersonales, grupales y organizacionales se describirá en detalle en nuestro artículo.
Proceso de comunicación: ¿qué es?
La comunicación es un procedimiento para el intercambio de información, sobre la base del cual el gerente adquiere la información necesaria para tomar decisiones efectivas y también comunica las decisiones tomadas a los empleados de la empresa. En el caso de un desempeño deficiente de la comunicación, las decisiones pueden resultar erróneas. La gente no entenderá bien lo que las autoridades exigen de ellos, y esto está plagado de rupturas en las relaciones interpersonales. La efectividad de los procesos de comunicación a menudo está determinada porla calidad de las decisiones y cómo se implementarán en el futuro.
La información juega un papel especial en la implementación de las comunicaciones interpersonales y organizacionales. Este es el resultado de la comunicación, la manifestación externa del procedimiento comunicativo. La información ocupa un lugar especial en el comportamiento verbal de una persona. Pasa de un tema a otro. Al mismo tiempo, individuos, grupos u organizaciones enteras pueden actuar aquí como sujetos.
La comunicación se puede realizar transmitiendo ideas, opiniones, habilidades, hechos, percepciones o sensaciones. Requiere obtener la respuesta deseada en respuesta. Al mismo tiempo, se debe tener en cuenta que el sistema de comunicación e información organizacional son fenómenos diferentes, aunque están interconectados. Así, la comunicación no es sólo lo que se transmite, sino también cómo se transmite ese “algo”. La información es solo una parte integral del proceso de comunicación.
Sistema de Comunicación Organizacional
La comunicación es un proceso en el que dos o más personas intercambian determinada información. El objetivo principal de la comunicación organizacional es lograr una comprensión de la información que se va a intercambiar. Después de todo, el hecho mismo del intercambio no garantiza el éxito del procedimiento implementado.
El sistema de comunicación organizacional consta de varios temas:
- remitente - una persona que genera una idea o selecciona información para la transmisión;
- canal - un medio para transmitir un conjunto de información;
- destinatario - la persona que recibe la información y la interpreta;
- mensajes: información directa codificada en una serie de caracteres específicos.
El remitente y el destinatario son las dos entidades principales. Durante el proceso de comunicación, pasan por varias etapas interrelacionadas. Su tarea es componer un mensaje y usar un canal para transmitirlo de tal manera que ambas partes interpreten la idea original de la misma manera. Esta es una tarea bastante difícil, ya que cada paso posterior puede distorsionar el significado de la idea.
Las cuatro etapas de la comunicación interpersonal y organizacional se ven así:
- generando una idea;
- codificación y selección del canal de transmisión de información deseado;
- transmisión de información;
- descodificación.
Un poco más sobre cada paso.
Elementos de comunicación
A menudo, el procedimiento de comunicación puede tomar solo un par de segundos y, por lo tanto, es bastante difícil señalar etapas específicas en él. No obstante, los sociólogos identificaron y analizaron cuatro etapas principales del proceso de comunicación.
La primera etapa se llama generación de ideas. La comunicación organizacional es un procedimiento que comienza con la formulación de cierta información. El remitente resuelve el problema entregando un mensaje. A menudo, tales intentos fallan ya en la primera etapa, ya que el remitente no dedica suficiente tiempo a pensar en la idea.
Muchos expertos destacan la importancia, incluso la predominantevalor de la primera etapa. "No empieces a hablar antes de empezar a pensar", dijo una vez Jefferson Davis, un héroe de la Guerra Civil estadounidense. Siempre debes pensar en la idea que quieres transmitir al destinatario. Debe estar seguro de la pertinencia y adecuación de esta idea, así como de la situación y el propósito específicos.
El segundo paso se denomina codificación y selección de canales. La cultura organizacional de la comunicación requiere la reformulación de la idea que el emisor quiere transmitir en ciertos símbolos. Pueden ser palabras, gestos, entonaciones u otra cosa. Es la codificación la que convierte una idea en un mensaje completo.
Para transmitir bien la idea, el remitente debe elegir un canal que sea compatible con el tipo de caracteres que se utilizan para la codificación. Los más conocidos son el habla, la escritura y varios tipos de medios electrónicos: grabaciones de video, correo electrónico, computadoras, etc. La transmisión de material no es posible si el canal no es adecuado para la forma física de los personajes seleccionados. También cabe señalar que la eficacia de los procesos de comunicación puede verse reducida si el canal no coincide con la idea desarrollada en la primera etapa.
La tercera etapa en el procedimiento de comunicación interpersonal, grupal u organizacional es la transmisión directa de información. El remitente utiliza el canal para entregar el mensaje: la idea codificada se transmite físicamente.
Finalmente, el último paso se llama decodificación. El receptor traduce los caracteres recibidos compuestos por el emisor enpensamientos propios. La finalización de la comunicación está conectada con la formulación de la idea por parte de los dos sujetos del proceso.
Tipos de comunicación
La comunicación organizacional es un proceso amplio y muy voluminoso que contiene muchos elementos diferentes. Según la clasificación más común, el procedimiento comunicativo se divide en interno y externo. El proceso externo es la interacción entre la organización y el entorno externo. Además, los factores externos influyen fuertemente en las actividades de la organización.
Las empresas utilizan una variedad de medios para comunicarse con los componentes de su entorno externo. Los consumidores potenciales existentes reciben la información necesaria a través de publicidad u otros medios de promoción de bienes. De suma importancia aquí es cierta imagen que constituye la imagen organizacional.
El segundo tipo de comunicación se llama interna. Estos son vínculos intra-organizacionales entre diferentes niveles y departamentos. Pueden ser formales o informales.
Los vínculos de comunicación formal son fenómenos determinados por la estructura organizativa de la empresa, la relación entre los niveles de gestión y las unidades funcionales. Las comunicaciones informales son el llamado "canal de rumores". Los rumores no siempre se consideran información inexacta. Los estudios muestran que más del 80% de los rumores organizacionales tienen una base de eventos muy real y bien fundada.
La comunicación organizacional es el sistema más amplio de canales informales. Esto puede incluir los siguientes tipos de información:
- cambiando la estructura organizativa;
- próximas promociones y transferencias;
- detalles de disputas organizacionales;
- próximos recortes de producción;
- reuniones informales, etc.
Según otra clasificación, la estructura de las comunicaciones organizacionales está formada por niveles. Entonces, los procesos de transferencia de información se pueden implementar verticalmente, es decir, pueden ser descendentes y ascendentes. El grupo descendente de procesos de información es la transferencia de información de un nivel superior a uno inferior, por ejemplo, cuando se le pregunta a un empleado sobre tareas, prioridades, resultados deseados, etc. Las comunicaciones ascendentes se llevan a cabo en forma de propuestas, informes., notas explicativas, etc.
También hay que destacar los procesos de comunicación entre departamentos, entre el grupo de trabajo y las autoridades, representantes sindicales y dirección, etc.
Tipos de barreras de comunicación
La efectividad de una cultura organizacional de comunicación puede verse notablemente reducida debido a las llamadas barreras: barreras interpersonales. A nivel de sistema, se dividen en varios tipos.
La primera barrera puede deberse a condiciones de percepción. El trabajo de un gerente o cualquier otro representante de la estructura de gobierno es comprender la esencia de la percepción, para determinar la "realidad para el individuo". Se sabe que las personas no reaccionan a los fenómenos reales de su entorno, sino aformas de percibir estos fenómenos. Al comprender los factores que afectan la percepción, se pueden superar muchas barreras.
El ejemplo más común de barrera perceptual es el conflicto entre los campos de actividad del receptor y del emisor. Una misma información puede ser interpretada de diferentes maneras dependiendo de su experiencia. Las personas pueden recibir información de forma selectiva, teniendo en cuenta sus intereses, opiniones, necesidades y estado emocional.
La próxima barrera de comunicación organizacional se llama semántica. La semántica es la ciencia de usar palabras y darles significado. A menudo, ciertas palabras dan lugar a malentendidos, ya que pueden cambiar su significado según el contexto.
Las barreras no verbales son el tercer grupo de barreras de comunicación. Estamos hablando de cualquier carácter excepto palabras. Esto es una sonrisa, una cara tensa, cejas fruncidas, contacto visual y más. Particularmente importante aquí es la entonación: cómo se pronuncian exactamente las palabras. A una misma frase se le puede dar un carácter diferente, una connotación emocional desigual.
La retroalimentación ineficaz es el cuarto factor problemático en la comunicación organizacional. Todo el mundo sabe el valor de al menos alguna reacción al mensaje enviado. En caso contrario, una de las partes considerará fallida la comunicación.
Resolución de problemas en el sistema de comunicación organizacional
Actualmente, se han desarrollado varias estrategias parasuperar eficazmente las barreras de comunicación y mejorar la eficiencia de la comunicación a nivel de los empleados de la organización.
En primer lugar, la dirección de la empresa debe prestar atención al desarrollo de las habilidades comunicativas de sus empleados. El método más popular de interacción entre sujetos es la escucha activa. El significado de esta técnica radica en la capacidad del oyente para ayudar al hablante a decir exactamente lo que pretendía transmitir inicialmente. Hay varios principios de escucha activa:
- haga preguntas, pero no interrumpa al hablante;
- disponer al interlocutor, formar un ambiente amistoso y cálido;
- sea paciente y evita conflictos durante la fase de aprendizaje;
- demostrar simpatía e interés por el interlocutor;
- trate de neutralizar las distracciones, evite las interferencias externas.
En segundo lugar, los jefes deben aclarar sus propios deseos e ideas antes de transmitirlos. Es necesario pensar y analizar periódicamente las cuestiones y problemas que necesitan ser objeto de transmisión.
La comunicación organizacional eficiente se puede lograr mediante el uso de técnicas como dar retroalimentación, "mirar desde afuera", susceptibilidad a problemas potenciales, etc.
Comunicación interpersonal
Cualquier forma de comunicación organizacional se considerará exitosa solo si sus elementos principales resultan estar formados cualitativamente -fenómenos de la comunicación interpersonal. ¿Cómo diseñar correctamente la comunicación entre dos o más sujetos? Para empezar, hay algunos principios a tener en cuenta:
- irreversibilidad de la destrucción de lo dicho o enviado;
- la retroalimentación como condición indispensable del proceso de comunicación;
- irreversibilidad e inevitabilidad de la comunicación interpersonal en la sociedad.
Hay tres formas principales de comunicación. Se trata de un conocido diálogo, monólogo y polílogo. Es esta última forma la que juega un papel especial en la construcción de una forma organizativa de comunicación.
Formas de optimizar los procesos de comunicación
Preste especial atención a los comentarios. Es un elemento esencial de la comunicación organizacional. El papel de este componente no puede subestimarse. Es la respuesta la que hace que el proceso de comunicación sea más cualitativo y eficaz.
Tenga en cuenta que la retroalimentación debe ser oportuna y claramente estructurada. Debe contener un mensaje original parafraseado y una serie de preguntas aclaratorias. No es deseable evaluar el mensaje original, tanto negativo como positivo.
La forma más común y confiable de obtener comentarios es hacer preguntas. La mayoría de las veces, se necesitan para comparar el mensaje entrante con lo que el destinatario quería escuchar originalmente. Lo mismo ocurre con el remitente: puede hacer preguntas adicionales al destinatario para comparar el material enviado con lo que originalmente se suponía que debía formularse.
Paragestión eficaz de las comunicaciones organizacionales, es necesario tratar de desarrollar las habilidades técnicas de comunicación de los empleados, es decir, escribir memorandos, usar fax, correo electrónico, etc.
Los sistemas de gestión y una cultura de comunicación deben estar claramente establecidos. Las organizaciones modernas pueden usar "líneas directas" de tipo corporativo: cuando los empleados pueden usar el intercambio de información en cualquier momento, hacer preguntas aclaratorias, expresar sus pensamientos y juicios de valor, organizar picnics conjuntos, excursiones, etc. Todos estos son ejemplos informales de comunicación organizacional.
Entonces, hay bastantes formas de mejorar la eficacia de la comunicación organizacional. Al mismo tiempo, una pregunta sigue siendo relevante: ¿por qué son necesarios los procedimientos de comunicación e intercambio de datos? ¿Qué significado tienen y qué significado llevan? Intentemos averiguarlo más.
La importancia de la comunicación en el proceso organizacional
El período moderno en el desarrollo de los procesos de comunicación nos permite evaluar este fenómeno como un producto determinado por las necesidades de la producción social. Los factores tradicionales como la mano de obra, la tierra y el capital solo operarán si los procedimientos de comunicación e intercambio de datos se utilizan de manera eficaz.
La comunicación se entiende como un sistema de transferencia y respuesta de información. Es el intercambio de conocimientos, propiedad intelectual, información diversa, etc. El procedimiento para especializar las actividades de comunicación empresarial se destaca enun tipo especial de servicio profesional, cuyo propósito es la formación efectiva y el desarrollo competente de todo tipo de capital organizacional. Este objetivo solo puede lograrse mediante el uso de tecnologías, herramientas, métodos y mecanismos especiales para transmitir información.
Se sabe que sin comunicación no hay comunicación, y sin comunicación no puede haber dudas sobre la existencia de ningún grupo. Así, la comunicación es una condición determinante para el desarrollo del grupo y su vida.
Todas las comunicaciones se pueden dividir en dos grupos: formales e informales. El primer grupo incluye elementos del tipo prescrito, es decir, los que tienen lugar en el proceso de control. Los tipos informales de comunicación tienen una participación menor. Surgen espontáneamente y la mayoría de las veces no se discuten. Al mismo tiempo, cada empleado es consciente del hecho de su existencia.
Un gerente u otro líder debe dominar bien los medios de comunicación. Sus responsabilidades incluyen el uso correcto de las herramientas recibidas en el proceso de comunicación, superando barreras y barreras.
El comportamiento organizacional de la comunicación es transmitir información a los gerentes y decisiones a los ejecutantes. Sin procesos de comunicación es imposible construir una organización, así como asegurar la coordinación de la actividad humana.
Así, el procedimiento de transferencia de información ayuda en todo: te permite proporcionar una conexión entre una organización particular y el entorno externo, para organizarinteracción de todas las funciones de gestión y consistencia de las decisiones tomadas.
Tipos de redes de comunicación
Al hablar del sistema de comunicación organizacional, es necesario destacar el concepto de red de comunicación. Dos unidades organizativas conectadas por una línea se denominan canal. En el momento de la transferencia de información, un canal puede vincular dos o más unidades organizativas. Así es como se forma una red de información, algo bastante común en cualquier organización.
Las redes están abiertas y cerradas. Los abiertos no tienen barreras para el flujo de información a través de los canales disponibles. Esto, por ejemplo, es una "cadena", una conexión lineal para la transferencia de información. La "cadena" es eficaz para operaciones repetitivas y rutinarias, pero no es adecuada para trabajar en condiciones que cambian constantemente. Un esquema similar es "Rueda". Toda la información tarde o temprano irá al empleado que ocupa una posición central.
Las redes cerradas están limitadas en la forma en que se difunde la información. Son utilizados por organizaciones que guardan secretos comerciales.
