En diversas áreas de actividad de personas físicas y jurídicas, se utiliza el sistema de clasificación de documentos aprobado en el territorio de la Federación Rusa. La recopilación, el almacenamiento, la circulación y el uso de los documentos se lleva a cabo mediante una disciplina como el trabajo de oficina. En este artículo estudiaremos todos sus aspectos. Considere el concepto y la clasificación de los documentos, su funcionalidad y otros aspectos del problema.
Trabajo de oficina: disposiciones generales
Para empezar, cabe señalar que el soporte documental es un área especial de actividad, que consiste en el diseño, formación, almacenamiento y procesamiento de papeles. De cómo se ve el documento y la información que contiene, cómo se implementa la organización del trabajo con él, depende en gran medida la oportunidad y la corrección de tomar una u otra decisión de gestión, que tiene cierto grado de importancia. Los documentos tienen en cuenta y reflejan las actividades de empresas, empresas, empresas. En esta conexiónel mantenimiento de registros sirve como una prescripción de la ley. En el proceso de auditorías, en primer lugar, están sujetos a revisión aquellos documentos que registran las actividades de la empresa.
Marco legislativo
Antes de analizar los tipos de documentos y su clasificación, es recomendable familiarizarse con el marco legislativo. Así, la Ley Federal, que regula la información y su protección, establece la obligación de documentar la información y define una serie de configuraciones básicas. El acto normativo citado también tiene por objeto regular las relaciones surgidas en el desarrollo y posterior uso de las tecnologías de la información. Cabe señalar que la documentación obligatoria está establecida por otras leyes. En particular, el Código Civil de la Federación Rusa determina el marco legal para las actividades y el procedimiento correspondiente para el trabajo de oficina. El Código Fiscal de la Federación Rusa establece documentos fiscales estándar, que también constituyen una de las clasificaciones de documentos. A través de ellos se proporciona la contabilidad de la labor comercial de las personas y organizaciones, así como la puntualidad de las deducciones del pago de impuestos y tasas al presupuesto del Estado.
Además, la Ley vigente define muestras de papeles. Por lo tanto, el Código Civil de la Federación de Rusia establece requisitos para el contenido y la composición de los contratos, acuerdos, estatutos, etc. La normativa establece las formas de aquellos documentos que han de ser enviados a través de los distintos medios utilizados en la actualidad.
Clasificación de documentos RF
Vale la pena señalar que el sistema administrativo del trabajo de oficina de la Federación Rusa incluye una clasificación de naturaleza multinivel. Es recomendable considerarlo con más detalle. La clasificación principal de los documentos supone la presencia de los siguientes componentes:
- Documentos organizativos y administrativos. Es conveniente incluir aquí decisiones, protocolos, instrucciones, cartas, órdenes, disposiciones.
- Papeles de referencia e información incluidos en la clasificación de documentos de carácter general. Estamos hablando de certificados, memorandos, actas, telegramas, cartas, etc.
- Según personal. Es importante señalar que esta clasificación de documentos incluye declaraciones, libros de trabajo, características, contratos, pedidos, etc.
Se acostumbra distinguir tales formas de documentos como individuales, modelo y estándar. Las muestras presentadas conforman su clasificación de documentos por propósito.
Otros tipos de documentos
Vale la pena saber que los documentos pueden ser de contenido simple o complejo. La clasificación de documentos contables en el lugar de aceptación implica la presencia de documentos externos e internos. A juzgar por el origen, distinguen entre documentos personales y oficiales. De acuerdo con la vida útil, se acostumbra clasificar los valores en permanentes, así como en más o menos de 10 años. De acuerdo con el signo de publicidad, se ha adoptado una clasificación especial de los documentos reglamentarios, lo que implica la presencia de papeles secretos y no secretos. Cabe agregar que el primer grupo incluye información confidencial y completamentedocumentos secretos. Según el método de grabación, se acostumbra distinguir entre materiales sonoros, manuscritos, electrónicos, gráficos, fotográficos, fílmicos, etc. La última agrupación también se denomina clasificación de documentos por características.
Documentos urgentes y no urgentes
Los valores se pueden clasificar en urgentes y no urgentes. Según las etapas, se acostumbra distinguir borradores, extractos, originales (es decir, originales), así como copias. Los documentos de carácter estatal se incluyen en una categoría separada. De acuerdo con la legislación vigente, las estructuras autorizadas emiten instrucciones, órdenes, instrucciones, órdenes, resoluciones, decretos y decisiones.
Documentación principal
Es recomendable considerar por separado una categoría bastante voluminosa de documentos primarios. Esto incluye trabajos con antecedentes obtenidos en el proceso de investigación, desarrollo, observación y otras actividades sociales. Cabe señalar que la documentación primaria en el departamento de contabilidad se forma durante la implementación de operaciones de importancia económica. Actúa como prueba o evidencia de ciertos hechos que ya se han realizado. El grupo de documentos fuente incluye, por ejemplo, certificados, actas, facturas, garantías, etc. Para la mayoría de ellos, se aprueban formas unificadas especiales. Por ejemplo, hasta la fecha, se han establecido formas especiales de documentos para la contabilidad de operaciones comerciales, activos fijos, liquidaciones en efectivo y mano de obra.
Detalles del documento
Si no existe un formulario unificado para un papel en particular, se forma un formulario interno en la empresa. Sin embargo, en cualquier caso, ciertos detalles deben estar presentes allí:
- Nombre del documento.
- Fecha de compilación.
- Nombre de la organización.
- La esencia de la operación de importancia económica.
- Dispositivos de medición.
- Lista de empleados que actúan como responsable.
- Firmas personales de empleados autorizados.
Trabajo interno de oficina
De acuerdo con las instrucciones de la dirección de la estructura y por iniciativa de los jefes de departamentos independientes, es relevante el desarrollo de diversas disposiciones. Esta agrupación de documentos incluye actos estándar e individuales. Cabe señalar que el contenido de este último se refiere principalmente a las unidades de gestión, departamentos, talleres que forman parte de la estructura organizativa de la empresa. La documentación típica, por regla general, se refiere a los talleres de la producción principal.
Debe saber que el borrador del reglamento lo forma el contratista, luego de lo cual se acuerda con el departamento legal de la empresa. Si surgen objeciones o comentarios, se hacen constar en papel aparte o en una segunda copia del actual. El acto clave de carácter administrativo en la empresa es la orden del director. Con la ayuda de este documento, se pueden redactar el procedimiento para la actividad de la estructura, las decisiones e instrucciones, varios tipos de eventos, los resultados del trabajo o los resultados de las auditorías.
Informe, nota explicativa y de servicio
Un memorándum es un documento que establece un hecho o asunto en particular, una conclusión o una propuesta. Vale la pena saber que se puede enviar a la gerencia de la organización o una estructura superior. Un memo debe entenderse como un tipo de carta, una de las formas de la correspondencia de tipo interno en una empresa. Por regla general, se envía desde las divisiones estructurales a absolutamente cualquier destinatario de la empresa. La excepción aquí es la orientación directa. Hay que tener en cuenta que un memorándum también puede ser enviado por un funcionario de la empresa en concreto. El documento mencionado se puede definir como informativo, proactivo o de informes.
Una nota aclaratoria debe considerarse como un documento que sirve como explicación del contenido de ciertas disposiciones del acto principal (programa, informe, plan). Además, puede explicar las razones del incumplimiento de las instrucciones del liderazgo o la violación de la disciplina.
Instrucciones
Las instrucciones se clasifican actualmente en dos grupos. Los documentos que se incluyen en la primera categoría regulan el procedimiento para realizar un determinado proceso en una empresa, en el que intervienen funcionarios, divisiones, etc. Cabe señalar que son las descripciones de puestos (el segundo grupo) las que determinan los derechos, deberes, responsabilidades y funcionalidad de empleados específicos. Estos papeles pueden servir como explicación del procedimiento según el cual se deben ejecutar las instrucciones de órdenes y leyes (decretos, órdenes, etc.). Cabe añadir que las descripciones de puestospuede ser de duración fija o permanente. Sin embargo, los valores perpetuos se revisan y revisan cada 3-5 años de todos modos.
Conclusión
Entonces, hemos considerado el concepto, las principales clasificaciones de valores y otros aspectos del tema. En conclusión, cabe señalar que hoy en día el trabajo de oficina en el territorio de la Federación Rusa es una categoría bastante desarrollada. En la etapa actual de la vida humana, esta actividad incluye garantizar la formación competente y oportuna de los documentos necesarios, así como organizar el trabajo con actos (a saber, recibir, transmitir, procesar, preparar, controlar, almacenar, registrar, sistematizar, preparar para archivar y destruir). La regulación de la tecnología de oficina se implementa de acuerdo con una serie de áreas. Es recomendable incluir la normalización, la regulación legislativa, así como la formación de actos jurídicos y normativos y metodológicos de trascendencia nacional.
De una forma u otra, la organización y el posterior mantenimiento de registros requieren la presencia obligatoria de habilidades especiales y conocimientos profesionales. Así, para la implantación de esta labor en las empresas se crean los departamentos o servicios adecuados. Vale la pena señalar que en las pequeñas empresas, las secretarias se dedican al trabajo de oficina y los empleados autorizados por el jefe son responsables del estado de los documentos de la empresa. En todo caso, cada agrupación de documentos debe tener su lugar. Por lo general, se almacenan en gabinetes especiales a prueba de fuego. YFinalmente, los empleados pueden estar sujetos a medidas disciplinarias por mantener registros inadecuados. Esto debe recordarse al aplicar el conocimiento en la práctica.
