El artículo proporciona explicaciones de conceptos tales como documentación entrante y saliente, flujo de documentos y su estructura, flujo de documentos, su modo y carácter cíclico, documentación interna y externa. Se dan las formas de res altar la información necesaria y su almacenamiento en casos y archivos actuales durante el trabajo de oficina.
Tipos de flujos de documentos
En esta era de la información, es imposible imaginar el funcionamiento de cualquier estructura de producción, consumo, regulación o distribución sin documentación. Trabajar con documentación en el actual auge de la información en papel y electrónica es cada vez más complejo. Los portadores de información están cambiando, las personas que la procesan están cambiando, el campo legal para usar la información está cambiando. El concepto y la estructura del flujo de documentos también están sujetos a cambios.
Documento como unidad de flujo de documentos
Un documento es información registrada en forma de cualquier objeto material. Un documento puede ser una foto, un video, una grabación de audio, sin mencionarsoportes y archivos en papel. Pero un documento se convierte en documento solo si tiene una serie de requisitos necesarios. Estos requisitos se denominan detalles y son características obligatorias establecidas por ley o reglamento para cierto tipo de documentos. Para el registro de documentos organizativos y administrativos, por ejemplo, existe GOST R 7.0.97-2016. Uno de los detalles más importantes es la fecha del documento (a veces incluso la hora).
¿Qué es el flujo de documentos?
El flujo de documentos es el movimiento de documentos entre puntos de creación de información, puntos de procesamiento de información, puntos de almacenamiento de información y usuarios directos de información. Los flujos de documentos son muy diferentes en el tipo de documentos y su contenido, modo y ciclicidad, métodos de movimiento, etc.
Los flujos de documentos en una organización (es decir, las empresas también) se dividen por dirección en entrantes y salientes. Cada tipo de flujo debe separarse entre sí para evitar errores y confusiones al trabajar con documentos.
El flujo de documentos entrantes consiste en documentos que llegan a la organización por correo, correo electrónico, traídos a propósito (por mensajeros). Los documentos en la entrada deben clasificarse, innecesarios, eliminarse a la basura. Los documentos necesarios o posiblemente necesarios deben registrarse en diarios (en papel o electrónicos) indicando la fecha de recepción, el nombre del documento y sus detalles (fecha del documento, nombre del remitente, etc.), la unidad organizativa a la que el documento fue enviado.
El flujo de documentos salientes consta de documentos creados yemitido o procesado por la organización. A todos los documentos salientes se les debe asignar un número de serie, se verifica la presencia de los detalles necesarios y su corrección, se deben registrar en los diarios indicando la fecha (por regla general, esta es la fecha en que se firmó el documento), el número de salida y el código del departamento que elaboró el documento.
Si es imposible procesar el flujo de documentos de inmediato (su fuerte aumento), es necesario aumentar el número de empleados que procesan documentos para evitar errores y retrasos, que a menudo son muy costosos para la organización.
Los tipos de flujos de documentos pueden ser muy diferentes, todo depende del tipo de actividad de la organización y los métodos de su trabajo.
Para las grandes organizaciones y empresas, un flujo de documentos debidamente estructurado es tan importante como el flujo de materiales o productos. Para grandes flujos de documentos, se desarrollan y aplican incluso procesos tecnológicos documentales.
El concepto de flujos de documentos internos y externos
Además de la información entrante y saliente en una organización, interna, es decir, información creada y utilizada sólo dentro de la propia organización. Esta información puede tener un cierto grado de secreto y no estar disponible públicamente incluso dentro del mismo departamento. Normalmente no se acepta el intercambio de cartas entre departamentos de una misma organización. Para la comunicación documental se utilizan las llamadas notas de servicio (informes, notas explicativas, certificados) firmadas por los jefes de departamento. Además de notas enlas organizaciones operan órdenes, instrucciones, certificados, documentación técnica y otra documentación.
El flujo de documentos internos por estas razones debe estar claramente regulado para que la información secreta no caiga en lugares públicos, incluso en forma de extractos o partes. Por lo tanto, la información privilegiada no pretende ir más allá de la organización y, a veces, más allá de los límites de una unidad. En este caso, dicha información se transfiere de un departamento a otro solo con el permiso del jefe del departamento y se registra necesariamente durante la transmisión (incluso al archivo de la organización) en diarios especiales que indican el destinatario y confirman su autoridad para recibir (permiso para trabajar con documentos).
Parámetros de flujo de documentos
El flujo de documentos es un sistema complejo caracterizado por los siguientes parámetros:
- contenido (o qué funciones realiza);
- estructura;
- modo y ciclicidad;
- dirección;
- volumen;
- otro.
Contenido o funcionalidad
Este parámetro de flujo de documentos es una lista de los documentos utilizados por la organización y la composición de la información contenida en estos documentos. Este valor es constante para un pequeño número de organizaciones cuyas actividades son muy específicas y constantes en el tiempo (generalmente se trata de tribunales, archivos, registros y otras organizaciones ajenas a la producción). Para la mayoría de las organizaciones, especialmente las de producción, el flujo de documentos es un valor no constante que cambia endependiendo de varios cambios: tipo de actividad, socios, tecnologías, materiales, legislación y otros requisitos de cambio de producción y cambios temporales.
Estructura de flujo de documentos
El concepto y estructura del flujo de trabajo se puede describir por las características con las que se da la clasificación de los documentos y su indexación, todo el sistema de orientación se forma en el aparato de referencia de los documentos de la organización. Por lo general, dicha estructura corresponde al tipo y propósito del flujo de documentos.
Modo y ciclos
Estos parámetros determinan los cambios en la carga de información entrante a lo largo del tiempo. Esto, por ejemplo, es un fuerte aumento en la cantidad de trabajo con los archivos personales de los solicitantes de una institución educativa durante la campaña de admisión o con los documentos de los estudiantes durante las sesiones y la graduación.
Estos cambios están relacionados con los ritmos internos de la organización y suelen ser bastante predecibles y planificados.
Cambios en la dirección del flujo de documentos
Estos cambios están relacionados con el contenido del trabajo de la unidad de procesamiento de información. Se trata de diferencias en las formas de registro de documentos, formas de seguimiento de los plazos de ejecución de los documentos, formas de conocimiento de los mismos y, en especial, aprobación y coordinación de varios documentos. Los cambios en la dirección de los flujos de documentos también se verán influenciados por cambios internos en la estructura y dirección de las organizaciones.
Volumen de flujo de documentos
El volumen del flujo de documentos es la cantidaddocumentos (tanto originales como copias), que puede expresarse tanto por el número de documentos en sí como por el número de hojas, caracteres, número de ejecutantes y personas con las que se acuerda el documento. Por ejemplo, el número de organizaciones asociadas con las que debe acordar un contrato o con las que debe firmarlo.
El flujo de trabajo de la organización incluye el número total de documentos en todos los flujos.
Mejora del trabajo con flujos de documentos en la organización
Para mejorar este trabajo, es necesario estudiar todo el proceso de trámites, establecer recomendaciones claras que hagan que el proceso sea tecnológicamente competente: eliminar la duplicidad cuando se trabaja con documentos, excluir la aprobación de documentos por departamentos que no están relacionados con él. Cuanto mayor sea el flujo de documentos, más cargado estará el aparato administrativo de la organización, o al menos la mayor parte.
Uno de los puntos principales para mejorar el trabajo del personal con documentos es el nivel de su formación profesional en todas las etapas del flujo de documentos, la carga de trabajo óptima del personal, una regulación clara del trabajo con un documento en cada departamento.
La regulación y la estandarización con grandes flujos de documentos permiten utilizar la mecanización y la automatización de oficinas y reducir al máximo el número de empleados que trabajan con documentos.
Desafortunadamente, la información sobre el volumen de los flujos de documentos suele subestimarse debido a métodos contables imperfectos.
Básicorequisitos de modernidad para el flujo de documentos
- Regularidad. Cualquier congestión o falla en el flujo de información en la actividad humana conduce a la interrupción de todo el sistema en su conjunto. Se debe considerar y planificar con anticipación un aumento en el volumen de documentos.
- Controlabilidad. El flujo de información puede y debe gestionarse. El sistema de la oficina no solo debe ser estable, sino también flexible en su funcionamiento; el personal debe estar universalmente capacitado en todas las operaciones de la oficina.
- Mejorar constantemente la eficiencia del flujo de trabajo a través de la racionalización, mecanización y automatización del trabajo.
- Recopilación y actualización regulares de mapas tecnológicos de ruta del movimiento de documentos con indicaciones de plazos, ejecutantes, etc.
- La estandarización de los documentos, los métodos de su procesamiento, el archivo adecuado, la designación de ubicaciones de almacenamiento para cada documento aceleran la búsqueda de documentos y el trabajo con ellos.
