Los recursos disponibles para la organización (materiales, temporales y otros) son un conjunto de fondos que pueden utilizarse potencialmente en el proceso de producción de bienes, prestación de servicios o realización de trabajos. En otras palabras, estos son los beneficios que la empresa utiliza para crear otros beneficios. Es por ello que en la literatura se denominan recursos de producción. Estos beneficios son utilizados por diversas empresas comerciales y no comerciales, así como por empresarios y propietarios de viviendas.
Si consideramos los recursos económicos desde el punto de vista de una entidad económica cuyas actividades están dirigidas a crear un determinado grupo de bienes, entonces reconocen tales fuentes que son necesarias para hacer negocios y resolver problemas de producción. Tal característica se basa en las características cuantitativas de recursos específicos.
Clasificación
Los siguientes grupos de recursos se consideran los tipos principales:
- Humano.
- Temporal.
- Tecnológico.
- Informativo.
- Financiero.
- Material.
- Energía.
Todos ellos son extremadamente importantes para la empresa.
Resumen de recursos
Los recursos humanos están en la parte superior de la lista. Son las personas (especialistas, gerentes, mantenimiento y otro personal) quienes son la fuerza motriz de la empresa. La eficiencia de la empresa, su competitividad depende del nivel de su formación.
La energía y los recursos materiales no son menos importantes para la empresa. Sin energía es imposible iniciar la producción. La base de cualquier producto son las materias primas, los productos semiacabados y otros recursos materiales.
Las reservas temporales de la empresa son muy limitadas. Este recurso es único: no se puede acumular. Es imposible gastar parcialmente o estirar el período de su uso. El tiempo es irreversible. La racionalidad del uso de los recursos espacio-temporales determina directamente la eficiencia de la gestión de la empresa.
Igualmente importante es el nivel de organización de la recopilación, el procesamiento, la búsqueda, el almacenamiento y la transmisión de datos. La empresa debe tener suficientes recursos de información para llevar a cabo las actividades. Los gerentes de la empresa necesitan conocer las peculiaridades de las condiciones del mercado, los detalles de los competidores, la dinámica de la oferta y la demanda. Al mismo tiempo, las fuentes de datos de Internet deben ser confiables y oficiales, para que los recursos solicitados no resulten temporalmente indisponibles. Siempre que sea posible, se deben utilizar múltiples fuentes de información. VariosLos recursos de Internet proporcionarán información más completa. Y si un recurso no está disponible temporalmente, puede usar otro.
Una empresa que no tenga suficientes recursos financieros puede quedar fuera del mercado. El efectivo es extremadamente importante para el trabajo: se usa para comprar equipos, pagar al personal. El tiempo y los recursos financieros están estrechamente relacionados entre sí. A menudo, una empresa utiliza fondos prestados para el desarrollo, que deberán devolverse. Para cumplir con sus obligaciones correctamente, necesita organizar correctamente el flujo de trabajo. Los recursos temporales y financieros, junto con la mano de obra, siguen siendo hoy en día los medios de producción más importantes.
En el mundo moderno, una empresa que introduce tecnologías avanzadas en sus actividades se considera competitiva. Te permiten aumentar la productividad, lanzar al mercado nuevos productos con altas cualidades de consumo.
Gestión del tiempo
El sistema de gestión de recursos de tiempo de esta empresa incluye una serie de elementos, cuyo uso combinado puede optimizar significativamente el proceso de producción. Esto se logra reduciendo la duración de las operaciones tecnológicas y de otro tipo. En la gestión, los recursos temporales se consideran un eslabón clave en el negocio. Consta de:
- Análisis del uso del tiempo.
- Establecer metas que la gerencia espera alcanzar.
- Planificación de producciónhora.
- Desarrollo de métodos para combatir la pérdida de recursos de tiempo.
Características de los elementos
A través del análisis, los gerentes pueden identificar los hechos del uso irracional de los recursos de tiempo de la organización y sus causas. Al mismo tiempo, entre todas las circunstancias, se establecen las principales, las más desfavorables.
Un elemento necesario en el sistema de gestión del tiempo es el establecimiento de metas. Los gerentes deben comprender claramente por qué la gestión del tiempo es necesaria para la empresa. La formulación de objetivos le permite navegar por los métodos de gestión del tiempo en el futuro.
En el curso de la planificación, se compila una lista de tareas, para cuya solución se asigna un cierto período. Para la correcta implementación de funciones, el gerente debe comprender claramente cuántos recursos de tiempo tiene.
Funciones de análisis
El primer paso para optimizar los recursos de tiempo de la organización debe ser evaluar su uso actual. Le permite detectar pérdidas, debilidades y fortalezas del régimen de trabajo. Tal análisis es especialmente necesario cuando la empresa gasta recursos de tiempo significativos, y el efecto de esto es mínimo. También es importante en los casos en que el gerente no sabe cuánto tiempo lleva completar ciertas operaciones de producción, qué factores pueden estimular o limitar la productividad laboral.
Para realizar el análisis, es necesario organizar un sistema de contabilidad confiable de los recursos de tiempo de la empresa. Se considera que el método más efectivo hoy en día es mantener registros en diarios especiales oen las computadoras En este último caso, puede utilizar una variedad de programas para optimizar la contabilidad. El consumo de recursos de tiempo también se puede reflejar en tablas. Deben incluir la siguiente información:
- Tipo de actividad.
- Duración de las transacciones realizadas.
Es mejor llevar registros mientras trabaja.
Preguntas para el análisis
Para determinar las fortalezas y debilidades de gastar recursos de tiempo, debe configurar:
- ¿El trabajo realizado fue necesario para la empresa? Si resulta que más del 10% del tiempo se utilizó para la actividad incorrecta, entonces la empresa tiene un problema con la priorización correcta.
- ¿Estaba justificada la inversión de recursos de tiempo? Si más del 10% de los casos no valieron la pena, entonces se deben entender y analizar las razones de esto y los resultados se deben tener en cuenta en el futuro.
- ¿Se ha determinado razonablemente el intervalo para la implementación de los objetivos de producción? Si más del 10% del tiempo se dedicó a tareas, cuyo intervalo se estableció espontáneamente, entonces la organización de la planificación del tiempo está mal organizada en la empresa.
Este análisis permite identificar a los "ladrones de tiempo", establecer diversos errores en el gasto de recursos de tiempo, sus causas. En base a los resultados obtenidos, se desarrollan métodos para optimizar todo el proceso productivo y las operaciones realizadas por trabajadores específicos.
Principios básicos de planificación
Cómola práctica muestra que es más conveniente planificar solo una parte del trabajo (60%). Los procesos que son difíciles de predecir, las distracciones no se pueden planificar por completo. Esto se debe a las especificidades de la actividad del administrador. El hecho es que la mayor parte del tiempo el gerente no pasa directamente en el lugar de trabajo, ya que es necesario interactuar con los contratistas y otros sujetos, para intercambiar información.
Es necesario dejar una cierta cantidad de tiempo como reserva. Lo necesitarás para trabajar con clientes inesperados, conversaciones telefónicas, fuerza mayor.
Para un plan eficaz, debe tener una visión clara de sus próximos objetivos. Es recomendable diferenciarlos en largo, mediano y corto plazo, para identificar prioridades.
Cualquier plan debe trabajarse de manera consistente, sistemática y regular. Los negocios iniciados siempre deben llevarse a su conclusión lógica.
Es necesario planificar una lista de tareas a las que la empresa realmente pueda hacer frente, teniendo en cuenta su potencial, los activos de producción (incluidos los materiales y monetarios).
El concepto de recursos temporales es un programa según el cual una empresa puede optimizar su trabajo sin mucha pérdida. Como una de las actividades obligatorias, implica fijar resultados, no acciones. Los planes deben reflejar metas o resultados, no operaciones. Esto es necesario para que los esfuerzos de la empresa se centren inmediatamente en el logro de los objetivos, el uso racional de los recursos de tiempo del proyecto. Esto permitiraeventos empresariales no programados.
Es mejor reponer las pérdidas temporales de inmediato. Por ejemplo, es mejor trabajar más tiempo una vez que terminar algo al día siguiente.
Como muestra la práctica, el trabajo requiere tanto tiempo como esté disponible. Al respecto, es necesario establecer normas precisas, prever en el plan aquellos términos que sean realmente necesarios.
Es recomendable revisar y reelaborar periódicamente el plan, evaluando la posibilidad de completar las tareas.
Al planificar, es importante coordinar los modos de trabajo de los diferentes empleados.
Matices
La planificación debe centrarse en lograr objetivos a largo plazo. Estos, a su vez, deben desglosarse en partes operativas. La planificación refuerza el progreso gradual, la descomposición de la tarea principal en tareas privadas. Esto le permite distribuir diferentes operaciones en el tiempo.
Antes de desarrollar métodos para eliminar las causas de la pérdida de tiempo, es necesario identificarlas y analizarlas. Debe entenderse que para los factores típicos, existen métodos típicos de control. Sin embargo, cada caso individual es diferente, por lo que se necesitará un enfoque adecuado.
Diferenciación de tareas específicas
Como se mencionó anteriormente, al planificar es importante dividir las metas y los objetivos en grupos:
- Largo plazo. Esta categoría incluye tareas y objetivos, cuya implementación se lleva a cabo en etapas. En otras palabras, para lograr a largo plazolos objetivos necesitan completar tareas intermedias.
- Medio plazo. También se les llama tácticos. Tales tareas deben implementarse pronto, pero no con urgencia.
- Corto plazo (actual u operativo).
Diferenciar objetivos por primera vez ya es bastante difícil. Pero si practica constantemente la separación, más tarde será posible identificar tareas y objetivos cortos y prolongados, para identificar los métodos más racionales para lograrlos.
Rutina diaria
Un horario de trabajo bien diseñado ayudará a lograr no solo objetivos a mediano plazo, sino también a largo plazo. Además de optimizar el uso de los recursos de tiempo del proyecto, la rutina diaria correcta permite mantener normal el estado mental del equipo. Después de todo, si cada empleado tiene un plan claro y consistente, se sentirá más seguro. No habrá sensación de que no tiene tiempo para algo, que algo lo distrae, etc.
Las direcciones principales para optimizar el uso del tiempo son:
- Garantizar una carga de trabajo uniforme para el empleado.
- Equipamiento del lugar de trabajo con los elementos y equipos necesarios.
- Garantizar un flujo de trabajo fluido.
- Justificación laboral.
- Mejorando los métodos y técnicas de producción.
- Involucrar a los trabajadores en actividades de acuerdo con sus calificaciones.
- Establecer salarios adecuados.
Inventario de tiempo
Se trata de un recuento cuantitativo de la duración de diferentesactividades. Por lo general, el inventario se lleva a cabo durante un período específico y en ciertos intervalos. De acuerdo con los resultados obtenidos, se realiza el análisis de costos de tiempo. El método más sencillo es calcular el gasto absoluto o relativo por actividad. En un análisis más complejo, se pueden utilizar coeficientes arbitrarios que reflejen los indicadores cualitativos del gasto de tiempo. Con una gran cantidad de información se utilizan métodos matemáticos y estadísticos.
La mayoría de las técnicas analíticas se utilizan en el inventario, pero posteriormente pueden ser utilizadas como herramientas para la planificación operativa y estratégica del tiempo, monitoreando la ejecución de las tareas.
Algoritmo de inventario
En términos generales, se puede representar de la siguiente manera:
- Preparación para el procedimiento.
- Realización de inventario.
- Análisis.
- Ajuste de la estrategia de gestión.
Etapa preparatoria
Consta de los siguientes pasos:
- Definición de los tipos de costos del tiempo, su clara formulación en forma de categorías independientes para la contabilidad y la observación.
- Definición de parámetros adicionales para la evaluación cualitativa.
- Planificación de la organización del proceso de inventario. Es necesario establecer la duración total, la frecuencia, la cantidad de recursos. También debe considerar un sistema para la reflexión cuantitativa de resultados, codificar indicadores y preparar formularios contables.
Realizando inventario
Procedimiento en cursotambién en varias etapas:
- Durante el período de tiempo establecido, los costos se registran en formularios preparados.
- Los datos recibidos se agrupan preliminarmente y se preparan para su posterior análisis. En particular, se evalúan parámetros cualitativos y se calculan indicadores cuantitativos.
Procesando datos recibidos
El análisis de los costos de tiempo puede llevarse a cabo en diferentes direcciones. Por ejemplo, se hace una estimación del gasto de recursos en:
- Actividad principal. Los indicadores se determinan de acuerdo con las operaciones, tareas, etc.
- Actividades fuera del trabajo.
- Interferencia en el trabajo.
Volúmenes y direcciones de análisis que el gerente puede elegir arbitrariamente de acuerdo con la escala de las metas establecidas durante el inventario.
El resultado del análisis se formula sobre la base de los objetivos del estudio. Estos pueden ser simplemente descripciones del tiempo empleado, sus patrones, un pronóstico de cambios en el sistema de gestión del tiempo cuando se expone a cualquiera de sus elementos, etc.
Un resultado típico del estudio es el establecimiento de patrones asociados a la eficiencia (o ineficiencia) del uso de los recursos de tiempo.
De acuerdo con los indicadores obtenidos, se están desarrollando formas y medios para hacer frente a las pérdidas temporales.
Cambio de estrategia
Se desarrolla una nueva forma de gestión del tiempo sobre la base de un análisis de las formas y los medios para hacer frente a las pérdidas de tiempo, métodos másuso efectivo del recurso en la etapa de formulación de metas y planificación. El gerente debe alinear los objetivos y metas que se espera lograr en la implementación de la estrategia con el plan para la implementación de los principales objetivos de producción. Todas las no conformidades detectadas deben ser eliminadas. Si es necesario, se revisa la estrategia de la empresa.
Concepto de valor temporal de los recursos monetarios
Su autor es I. Fischer, representante de la escuela económica neoclásica.
Como sabes, la misma cantidad en momentos diferentes puede tener valores diferentes. Hoy, por ejemplo, puede ser más caro que dentro de 3 años. Hay una serie de razones que determinan el valor desigual del dinero que llega en diferentes períodos de tiempo. Entre ellos, los principales son:
- Inflación.
- Riesgo de no recibir las cantidades esperadas.
- Rotación de activos, entendida como la capacidad del dinero para generar ingresos a una tasa aceptable para un inversor.
Los recursos financieros basados en el dinero tienen un valor en el tiempo. Se considera en 2 aspectos:
- Poder adquisitivo. Difiere según el período, los intereses del consumidor y otras circunstancias.
- La circulación del capital y la extracción de ingresos de este. El propósito del dinero es traer dinero. Al mismo tiempo, los próximos recibos tendrán menos valor que los reales.
Date prisa
Muy a menudo conduce a una pérdida de tiempo. La prisa es un estado en el que el jefe de la empresa no tiene la oportunidad de pensar durante mucho tiempo entomando una desición. Como resultado, elige el primer truco que le viene a la mente. A menudo, esta opción está lejos de ser la más eficaz y conveniente.
Estando en tal estado, es difícil para una persona evaluar adecuadamente lo que está sucediendo, para hacer un trabajo de calidad. A toda prisa, ocurren varios errores que comienzan a molestar y se convierten en las causas del mal humor. Como resultado, una persona generalmente puede perder los estribos y abandonar el negocio sin completarlo.
Se dice que la prisa es el resultado de no tener un plan para el día. Una persona simplemente no sabe qué hacer hoy, mañana. Hay situaciones en las que algunas tareas aparecen inesperadamente y el empleado se esfuerza por hacer todo en un día. Como resultado, la productividad laboral y la calidad del trabajo se reducen significativamente, hay que dedicar más tiempo a corregir errores.
Para prevenir todos estos problemas, debe planificar todos los días de actividad laboral.
Mejoras en el hogar
La necesidad de llevar trabajo a casa es consecuencia de la analfabeta organización del proceso de trabajo y la razón de la disminución de la productividad. Esta situación puede surgir debido a una priorización incorrecta: la solución de tareas prioritarias se pospone para más adelante y, en su lugar, se realizan operaciones que no son tan importantes, pero, según la persona, son rápidas. Como resultado, tengo que terminar el trabajo en casa.
Mientras tanto, la casa es un lugar de descanso. Las mejoras constantes conducen a una disminución del tiempo destinado a la comunicación con la familia. Una persona no tiene tiempo para descansar bien, lo cual, en sua su vez conduce a una disminución de la productividad del trabajo. Debido a esto, en el lugar de trabajo, necesita más tiempo para completar las tareas y nuevamente tiene que llevar trabajo a casa. Solo se hará más grande con el tiempo.
Conclusión
La capacidad de planificar claramente el día, analizar los costos de tiempo y establecer prioridades es la cualidad más importante de cualquier líder. El sistema de gestión del tiempo garantiza la optimización de la actividad laboral, le permite mantener un ambiente favorable en el equipo y utilizar racionalmente los recursos de tiempo.
Ninguna empresa puede seguir siendo competitiva, incluso cuando utiliza tecnologías innovadoras y atrae a especialistas altamente calificados, si el proceso de producción no está debidamente organizado. La tarea del gerente es identificar oportunamente los costos de tiempo irrazonables y eliminar sus causas.
