Diseño de estructuras organizativas es una metodología paso a paso que identifica los aspectos disfuncionales del flujo de trabajo, los procedimientos y los sistemas, los realinea según las realidades y metas comerciales actuales y luego desarrolla planes para implementar nuevos cambios. El proceso está dirigido a mejorar los aspectos técnicos y de personal del negocio.
Para la mayoría de las empresas, el proceso de diseño se traduce en una mayor mejora en la organización, los resultados (rentabilidad, servicio al cliente, operaciones internas) y empleados empoderados y comprometidos con el negocio.
El sello distintivo del proceso de diseño es un enfoque integral y holístico de la mejora organizacional que afecta todos los aspectos de la vida corporativa, por lo que puede lograr los siguientes beneficios al desarrollar la metodología adecuada:
- Gran servicio al cliente.
- Aumentar la rentabilidad.
- Disminución de la operacióngastos.
- Eficiencia y tiempo de ciclo mejorados.
- Una cultura de empleados dedicados y comprometidos.
- Una estrategia clara para administrar y hacer crecer su negocio.
El diseño se refiere a la integración de las personas con los procesos, tecnologías y sistemas centrales del negocio. Una organización bien diseñada garantiza que la forma de la empresa sea consistente con su propósito o estrategia, cumpla con los desafíos asociados con las realidades del negocio y aumente en gran medida la probabilidad de que los esfuerzos colectivos de las personas tengan éxito.
A medida que las empresas crecen y los desafíos en el entorno externo se vuelven más complejos, los procesos comerciales, las estructuras y los sistemas que alguna vez funcionaron se convierten en barreras para la eficiencia, el servicio al cliente, la moral de los empleados y la rentabilidad financiera.
Las organizaciones que no se actualizan periódicamente sufren síntomas como:
- Flujo de trabajo ineficiente sin desgloses y pasos de valor agregado.
- Esfuerzo excesivo ("no tenemos tiempo para hacerlo bien, pero tenemos tiempo para hacerlo de nuevo")
- Trabajo fragmentado con poca atención al bien común.
- F alta de conocimiento y orientación al cliente.
- F alta de responsabilidad ("No es mi trabajo").
- Cubrir y culpar en lugar de identificar y resolver problemas.
- Retrasos en la toma de decisiones.
- La gente no tiene la información ni la autoridad para resolver problemas.
- La gerencia, no la primera línea, es responsable de resolver los problemas cuando las cosas van mal.
- Se necesita muchohora de hacer algo.
- Los sistemas están mal definidos o refuerzan el mal comportamiento.
- Desconfianza entre trabajadores y dirección.
Métodos utilizados
Es importante considerar que están involucrados diferentes sistemas de interacción. Si bien el proceso de diseño de estructuras organizativas se adapta al tamaño, la complejidad y las necesidades de cualquier empresa, no se limita a las demandas internas de la alta dirección. Cada ruta de solución se resuelve individualmente. El sistema en sí se basa en los siguientes métodos, que se enumeran a continuación.
1. Carta del proceso de planificación
Como altos ejecutivos, se han reunido para discutir los resultados comerciales actuales, el estado de la empresa, los requisitos ambientales y la necesidad de embarcarse en dicho proceso. ¿Cuáles son las próximas acciones? Establece un estatuto para el proceso de diseño organizacional. Incluye el "motivo del cambio", los resultados deseados, el alcance, la asignación de recursos, el tiempo, la participación, la estrategia de comunicación y otros parámetros que guiarán el proyecto.
De vez en cuando, la gerencia puede pasar por un proceso de planificación estratégica o un proceso de desarrollo de equipo antes de iniciar una iniciativa de cambio de proyecto, dependiendo de qué tan claro comprendan su estrategia y qué tan bien trabajen juntos como equipo.
2. Desarrollo de nuevas políticas
El equipo directivo (u otras personas que hayan sido invitadas a participar en el proceso) miran hacia el futuro y diseñanestructuras que incluyen recomendaciones para un "futuro ideal". En este nivel, los pasos de este proceso incluyen:
- Determina tu principal principio organizador.
- Optimización de los procesos comerciales centrales que generan ingresos o resultados para los clientes.
- Documentación y estandarización de procedimientos.
- Organizar a las personas en torno a procesos centrales. Determinación del número de personal necesario para la obra principal.
- Definir tareas, funciones y habilidades. ¿Cuáles son las métricas de desempeño para cada función del equipo? ¿Cómo son juzgados y responsabilizados?
- Identifique las necesidades de equipo, diseño y personal para varios equipos y departamentos en toda la organización.
- Defina los recursos de apoyo (finanzas, ventas, personal), misión, personal y dónde deben ubicarse.
- Definir una estructura de gobierno que proporcione apoyo estratégico, de coordinación y operativo.
- Mejorar los sistemas de coordinación y desarrollo (contratación, formación, remuneración, intercambio de información, fijación de objetivos).
En algún momento, el proceso de diseño se convierte en una planificación de transición a medida que se establecen las fechas críticas de implementación y se crean planes de acción específicos para la implementación del nuevo proyecto.
Y una parte clave de este paso es comunicar el progreso a otros miembros de la organización. Se ha desarrollado un plan de comunicación que educa a las personas sobre lo que está sucediendo. La educación genera conciencia e inclusiónde cada - al comienzo de las obligaciones.
3. Implementación del proyecto
Ahora la tarea es darle vida al proyecto. Los métodos para diseñar estructuras organizacionales siempre deben incluir elementos de implementación. Sin ellos, las tareas no se ejecutarán. Las personas se organizan en grupos de trabajo naturales que aprenden el nuevo plan, las habilidades de equipo y la formación de grupos de iniciativa. Se exploran nuevos roles laborales y se establecen nuevas relaciones dentro y fuera de la unidad.
Se reorganizan equipos y medios técnicos. Se han modificado y ajustado los sistemas de remuneración, de mejora del desempeño, de intercambio de información, de toma de decisiones y de gestión. Algo de esto se puede hacer rápidamente. Algunas empresas pueden requerir más detalles y ser implementadas durante un período de tiempo más largo.
Directrices
Los métodos de diseño organizacional realizan varias funciones comerciales. Están diseñados para satisfacer motivos específicos. También se deben hacer esfuerzos para alinear la estructura organizativa con las necesidades cambiantes. Un buen sistema no solo facilita la comunicación, sino que también trae eficiencia en diferentes segmentos. Por lo tanto, al desarrollar, es importante prestar atención a los principios.
1. Fomento de la eficiencia
Diseñar la estructura organizacional de una empresa incluye algunos elementos positivos para los empleados. En respuesta, puede obtener una respuesta positiva de los empleados. El objetivo principal de la estructura organizativa es llevar la eficiencia a las diversas funciones. El trabajo sistemático no dejará nada al azar, y cada acción será coordinada para llevarla a cabo al máximo.
Los miembros de una organización se esfuerzan por maximizar la producción de bienes y servicios a partir de determinados recursos. Se están realizando esfuerzos para un esfuerzo sistemático, racional y coordinado para el control de diversos desperdicios y pérdidas. Se han desarrollado varios modelos organizacionales para asegurar la eficiencia de las operaciones. Están decididos a lograr sus objetivos.
2. Comunicación
Diseñar la estructura organizacional de una empresa incluye el momento de crear contactos en todos los departamentos. La comunicación es el problema número uno en toda organización. Una buena estructura proporciona un canal adecuado de comunicación entre las personas que trabajan en una organización. Las relaciones de reporte establecidas, y la jerarquía de quienes reportan, también se indican en una buena estructura. Existe la necesidad de un proceso de comunicación horizontal, vertical y lateral, y esto se logra mediante una estructura bien planificada.
3. Uso óptimo de los recursos
La asignación adecuada de recursos también ayuda en su uso óptimo. El diseño de la estructura organizativa de la organización asigna un lugar más importante a las actividades para lograr objetivos comunes. Los eventos se colocan según su importancia en el sistema y se hacen las recomendaciones apropiadas para asignar los recursos. La asignación óptima de activos es esencial para el crecimiento del negocio.
4. Satisfacción laboral
BuenoEl diseño de la estructura organizacional de una organización asegura que los deberes y responsabilidades de las distintas personas que trabajan en el negocio estén claramente asignados. Los puestos de trabajo se distribuyen según sus conocimientos, experiencia y especialización. La gente tiene la oportunidad de explicar su trabajo. Cuando las personas puedan trabajar dentro de los límites, habrá satisfacción laboral.
5. Pensamiento creativo
Los principios del diseño de estructuras organizacionales pueden incluir el elemento planificar libremente y llevar a cabo su trabajo. Permite al individuo pensar y desarrollar nuevas y mejores formas de realizar las tareas que tiene entre manos. La estructura organizacional trata de ubicar a las personas en los lugares donde son más adecuadas. Muchas personas han contribuido al desarrollo del pensamiento gerencial a través de su creatividad en una parte particular de la empresa.
6. Facilidad de manejo
Los principios del diseño de estructuras organizativas también se basan en la optimización de este proceso. Hay mucha gente trabajando en el negocio. Su función debe definirse y las responsabilidades asignadas de acuerdo con los requisitos de la organización. Una buena estructura ayudará a establecer relaciones entre las personas que trabajan en diferentes posiciones. El sistema organizacional es el mecanismo por el cual la gerencia dirige, coordina y controla las actividades de varios individuos.
Una estructura bien pensada ayudará tanto a la gestión como al funcionamiento del negocio. Se garantiza que no se deja ninguna actividad desatendida y el trabajo se distribuye ende acuerdo con las capacidades de las personas que lo llevan a cabo. Los pasos de diseño organizacional bien pensados son una gran ayuda para una buena gestión. Considéralos.
Etapas de diseño
El sistema que se crea debe cumplir con los requisitos del negocio. Esto debería garantizar que la mano de obra se utilice de manera óptima y que las diversas funciones se realicen correctamente. Son necesarias relaciones armoniosas entre personas en diferentes posiciones. El diseño estructural es una tarea importante que debe ser cuidadosamente considerada. A continuación se enumerarán los principales puntos sobre los que se está desarrollando una planificación completa.
Paso 1: Definición de actividades
Se deben definir las acciones a realizar para alcanzar los objetivos de la empresa. También se requiere definir las funciones que se deben realizar para lograr varios objetivos, y las acciones asociadas con estas funciones. Sin esta etapa de diseño de la estructura organizacional, los gerentes no podrán obtener el resultado deseado.
Las actividades principales se dividen en varios subtipos de cada industria. A la hora de definir las especies hay que tener en cuenta que ninguna de ellas ha escapado a la duplicación de actividades, y las distintas funciones se realizan de forma coordinada.
Paso 2: Agrupación de actividades
Las actividades similares y estrechamente relacionadas se agrupan por departamentos e industrias. La coordinación entre actividades sólo puede lograrse mediante una acumulación adecuada. Vistas agrupadasLas actividades se pueden asignar a diferentes posiciones. Dar instrucciones a las personas crea autoridad y responsabilidad. Este factor en el diseño de estructuras organizacionales le permite aumentar la importancia de un empleado en particular. La autoridad se delega a los niveles inferiores de varios departamentos y se establecen las responsabilidades.
Etapa 3: Delegación de autoridad
La delegación es un proceso administrativo donde las personas hacen algo diferente haciéndolas responsables. Cuando se crean diferentes trabajos en una organización, a esos individuos se les asigna un trabajo. Para hacer el trabajo, necesitas autoridad. Las facultades se delegan en distintas personas de acuerdo con la distribución de responsabilidades. La etapa final del diseño de la estructura de gestión organizacional debe reflejar esto claramente. En el proceso de asignación de tareas, se crea autoridad en la organización, un sistema que determina quién interactuará formalmente con quién.
Características de un buen sistema
Diseñar una estructura organizacional sugiere que el dispositivo creado debe cumplir con las diversas necesidades y requisitos de la empresa. Hay que tener en cuenta que cada empresa tiene su propia forma única de gestión. Si consideramos las características en su conjunto, resumiendo, se verán de la siguiente manera.
1. Clara línea de autoridad
Los fundamentos del diseño de estructuras de gobierno organizacional comienzan con la creación de una jerarquía básica. Debe haber una línea clara de autoridad de arriba hacia abajo. La transferencia de autoridad debe realizarse por etapas y de acuerdo con la naturaleza del trabajo asignado. Todo dentrolas organizaciones deben tener una comprensión completa del trabajo y la autoridad delegada a una persona en particular. En ausencia de esta claridad, habrá confusión, disputas y conflictos.
2. Delegación adecuada de autoridad
Las tareas de diseño de estructuras organizativas incluyen además una distribución competente de responsabilidades. La delegación de autoridad debe ser coherente con la responsabilidad establecida.
Si no hay suficiente energía para recibir la tarea asignada, el trabajo no se completará. A veces, los gerentes asignan tareas a los subordinados sin darles la debida autoridad, lo que indica una f alta de toma de decisiones de su parte. Las asignaciones inadecuadas crearán problemas para los subordinados porque es posible que no puedan cumplir con el requisito establecido.
3. Menos niveles de gestión
Los elementos de diseño de una estructura organizativa deben evitar patrones complejos. En la medida de lo posible, es necesario reducir, pero dentro de límites razonables, los niveles de gestión. Cuanto mayor sea el número de estos niveles, mayor será el retraso en el acceso. Transferir decisiones de arriba a abajo llevará más tiempo.
Del mismo modo, la información de los niveles inferiores tardará mucho en llegar a la parte superior. El número de niveles de gestión depende de la naturaleza y escala de las operaciones. No se puede especificar un número específico de estructuras para cada problema, pero se deben hacer esfuerzos para mantenerlas al mínimo. Esta optimización reducirá los costeshora.
4. Rango de control
El proceso de diseño de estructuras de gobierno organizacional también debe incluir funciones de supervisión. El grado de supervisión se refiere al número de personas que un gerente puede supervisar directamente. Una persona solo debe realizar un seguimiento de la cantidad de subordinados con los que puede comunicarse directamente.
El número de personas a supervisar no puede establecerse universalmente porque dependerá de la naturaleza del trabajo. Se deben hacer esfuerzos para mantener un grupo bien administrado bajo vigilancia, de lo contrario habrá ineficiencia y bajo rendimiento.
5. Simplicidad y flexibilidad
Los enfoques para diseñar estructuras organizativas no deberían complicarse. No debe agregar niveles de control innecesarios. Una buena estructura debe evitar la ambigüedad y la confusión. El sistema también debe ser flexible para adaptarse a las necesidades cambiantes.
Puede ocurrir una expansión o diversificación, lo que requeriría una reclasificación de funciones y responsabilidades. La estructura organizacional debe ser capaz de incorporar nuevos cambios sin ajustar los elementos centrales. Esto le permitirá no cambiar todas las disposiciones ingresadas previamente.
Elementos básicos
El análisis del diseño organizacional debe mostrar la estrategia de despliegue de talento de la empresa. Que esta implementación logre el objetivo comercial depende en parte de la solidez del sistema interno general. El diseño organizacional crea relaciones de trabajo entre las personas, establece límites de responsabilidad ydetermina quién es responsable ante quién.
Hay varias formas de estructurar una empresa. Los principios correctos para el diseño de estructuras de gestión organizativa se derivan de las necesidades y aspiraciones de la empresa. En base a esto, promueven a las personas adecuadas.
1. Estrategia
El mejor enfoque para el diseño organizacional tiene en cuenta los planes estratégicos de la empresa. Tales actividades, por su parte, se derivan de la visión de la empresa. Misión - la razón de ser de una empresa - su finalidad.
La visión es el mayor logro de la empresa, la implementación de las tareas establecidas. Toda estrategia intenta realizar la visión y la estructura organizativa debe respaldar estos esfuerzos. Por ejemplo, una empresa que ha decidido expandirse a mercados extranjeros puede consolidarse en divisiones geográficas. Los cambios en la estrategia exigen un diseño estructural actualizado
2. Factores ambientales
Los diseñadores organizacionales no pueden ignorar el entorno empresarial en el que trabajan los empleados. Un sistema impredecible que cambia rápidamente requiere flexibilidad, adaptabilidad y cooperación interinstitucional.
En tal situación, el diseño de la estructura organizativa de la gestión de una empresa de tipo mecánico restringirá la destreza y la capacidad de respuesta del personal. En cambio, los desarrolladores pueden construir un sistema horizontal orgánico que nivele los niveles de gobierno y descentralice la toma de decisiones. Al mismo tiempo, un entorno estable permite el uso de controles, tareas bien definidas y autoridad centralizada en una estructura mecanicista.con sus niveles verticales de poder creciente.
3. Tamaño de la empresa
Las pequeñas empresas con pocas personas a menudo tienen roles diferentes, son informales y no escriben muchas reglas. Dado que la empresa surge orgánicamente, sería un error intentar imponerle una estructura formal y mecanicista. El diseño de la estructura y el sistema organizativo en este caso no debe incluir elementos imperativos y conservadores de la realización de actividades internas.
Esta sería una acción inútil. Además, la burocracia innecesaria puede interferir con las operaciones. Las grandes organizaciones necesitan más control y supervisión. Una estructura mecanicista crea una responsabilidad y responsabilidad claras y, por lo tanto, es adecuada para empresas con un gran número de empleados.
4. Edad de la empresa
Al comienzo de la vida de una empresa, su pequeño tamaño proporciona cualidades estructurales orgánicas que promueven la flexibilidad y la agilidad. A medida que la empresa se desarrolla y se expande, comienza:
- mecanizar agregando reglas, políticas y procedimientos;
- establece objetivos claramente definidos;
- implementar amplios sistemas de control interno y cadenas de mando.
En pocas palabras, la madurez engendra burocracia. Cuanto más antigua sea la empresa, más probable es que el sistema interno se vuelva difícil de manejar, creando una barrera para la innovación, la adaptabilidad y las respuestas rápidas. El proceso de diseño organizativo debe tener en cuenta en qué medida la antigua empresa necesita reestructurarse para reducir susistema mecanizado. De lo contrario, pueden surgir serios problemas de gestión y de personal.
Proyectos estructurales
Los diseños estructurales tienen sus pros y sus contras, por lo que los diseñadores deben considerar cuidadosamente cada paso. Dos temas comunes aquí son las divisiones funcionales y divisionales. La estructura funcional crea departamentos de acuerdo con actividades como producción, marketing y finanzas.
Las actividades agrupadas aumentan la eficiencia pero pueden crear barreras entre departamentos. La estructura divisional agrupa a las personas de acuerdo con el producto, el cliente o la ubicación geográfica, creando efectivamente pequeñas empresas con sus propias capacidades de marketing, financieras y de fabricación. Esto mantiene a los departamentos enfocados y receptivos, pero duplica la actividad empresarial entre departamentos y dentro de la empresa en su conjunto.
Esquema de tipo de control
El organigrama es una representación visual de un tipo de diseño formal. El plan muestra la estructura de la organización, las relaciones y los niveles relativos de posiciones en cada industria. Ayuda a organizar el lugar de trabajo al delinear la dirección de control para los subordinados.
Incluso una pequeña empresa unipersonal puede usar algún tipo de organigrama para ver qué funciones se deben realizar. Tal planificación y visión estructura el trabajo y ayuda a realizar todas las tareas y resolver los problemas de comunicación emergentes.problemas.
Los organigramas ofrecen los siguientes beneficios:
- Comunicar de manera efectiva información organizacional, de servicios y corporativa.
- Permita que los gerentes tomen decisiones sobre recursos, proporcione una base para la gestión de cambios y comunique información operativa en toda la organización.
- Todo lo relacionado con el negocio debe ocurrir de manera transparente y predecible.
- Proporciona un reemplazo rápido para las jerarquías comerciales formales.
- Le dice a todos en la organización quién es responsable de qué y quién informa a quién.
Hay, por supuesto, algunas restricciones en las vistas de diseño organizacional:
- Son estáticos e inflexibles, a menudo obsoletos a medida que las empresas cambian y pasan por fases de crecimiento.
- No ayudan a comprender lo que realmente sucede en una organización informal. La realidad es que las organizaciones suelen ser bastante caóticas.
- No pueden hacer frente a los límites cambiantes de la empresa debido a la subcontratación, la tecnología de la información, las alianzas estratégicas y la economía en red.
En las primeras etapas, una empresa puede decidir no establecer una estructura organizativa formal. Sin embargo, la empresa debe existir incluso sin un plan claramente definido para que el curso del desarrollo sea exitoso. La mayoría de las pequeñas empresas encuentran útiles los organigramas, ya que ayudan al propietario o gerente a realizar un seguimiento del crecimiento y los cambios en todas las industrias y direcciones.
Conclusión
Este enfoque de diseño lleva a mejoras significativas en calidad, servicio al cliente,tiempo de ciclo, reducción de la rotación y el ausentismo, aumento de la productividad de 25 a por lo menos 50%. La buena noticia es que el plan se puede utilizar para casi cualquier tipo y tamaño de negocio. El tiempo requerido para completar el diseño varía según la naturaleza, el tamaño y los recursos de la empresa. Los proyectos grandes y complejos se pueden completar en cuestión de días. Las pequeñas empresas requieren mucho menos tiempo y recursos.
