Cualquier proceso, cualquier empresa y cualquier organización supera varias etapas en el curso del trabajo, cuyo resultado final, de una forma u otra, es lograr el objetivo principal. En su deseo de lograr sus principales prioridades, que originalmente eran prerrogativa de todo el complejo (producción, comercio, educación, logística, etc.), los gerentes buscan las opciones más prometedoras y prioritarias para implementar sus tareas. El sistema de gestión existente tarde o temprano pierde su nivel de calificación en el contexto de nuevos desarrollos, nuevas implementaciones, cambios innovadores en el desarrollo de una industria en particular. Es por eso que los jefes de empresas y organizaciones son muy conscientes de la importancia y el significado de la necesidad de mantenerse al día y mantenerse al día con los detalles del proceso de desarrollo en constante transformación y mejora de un segmento en particular.actividades. Ya sea comercio, producción, industria, educación, logística, en cualquier caso, tarde o temprano, es necesario recurrir a la optimización organizativa o tecnológica de los procesos de gestión en una empresa en particular.
Concepto
La optimización de cualquier proceso es un conjunto de métodos y formas eficaces para mejorar el flujo de este mismo proceso con el fin de obtener un resultado más rápido, más óptimo y mejor. Es decir, optimización es un concepto que significa aumento de la eficiencia, sinónimo de la palabra “mejora”. Para aclarar el significado de esta definición, es necesario rastrear las características de optimización en un ejemplo específico.
Digamos que los empleados del departamento de la fábrica de ropa trabajan juntos en su sitio, haciendo turnos seis días a la semana y trabajando nueve horas. La productividad de su trabajo disminuye notablemente al final de la tarde y su rendimiento se vuelve menos productivo hacia el final de la semana, cuando las capacidades físicas de los trabajadores se agotan. En consecuencia, el volumen de trabajo realizado por ellos disminuye, la calidad de su desempeño empeora, como resultado de lo cual cae la demanda de productos manufacturados y, luego, el nivel general de ingresos de la fábrica de prendas de vestir. Un gerente de pensamiento racional que supervisa directamente a estos empleados, al notar una tendencia tan negativa, debe tomar medidas de inmediato para optimizar el proceso de producción. Para hacer esto, debe elaborar un plan para mejorar la eficiencia del trabajo en este sitio de producción y asegurarse de tener en cuenta todos los matices que acompañan el proceso. Parapor ejemplo, es necesario calcular cuáles serán los costos de la empresa si se contrata a una tercera persona para ayudar a los trabajadores o si se les ofrece a las niñas trabajar en turnos con un aumento en las horas diurnas y una disminución en el número de horas. salidas al mes. Entonces, al colocar a una tercera persona en asistentes de costureras, será posible lograr un aumento en la velocidad y el volumen del trabajo realizado en un tercio. Y si ahorras en el salario de un tercer empleado y sacas a dos chicas en turnos cada dos días, durante el fin de semana tendrán la oportunidad de ganar fuerza y trabajar mucho más duro y rápido los días laborables.
Y así es en cualquier segmento de la industria: los problemas emergentes en el proceso de funcionamiento de cualquier empresa requieren su eliminación obligatoria mediante la elaboración de un plan de acción específico destinado a optimizar el flujo de trabajo en su conjunto.
Metas y objetivos
Como cualquier procedimiento aplicado por la dirección de una empresa u organización en el curso de sus actividades directas (ya sea una institución educativa presupuestaria, una empresa comercial o un complejo industrial), un programa para aumentar la capacidad de producción es necesariamente dirigidos a lograr metas y objetivos específicos. La optimización de procesos en una empresa de cualquier ámbito sectorial de actividad se caracteriza por los principales puntos clave:
- aumentar la productividad de la empresa;
- mejorar la calidad del servicio para clientes y visitantes potenciales;
- mejorar la competitividad del mercadoservicios prestados;
- modernización de los procesos fundamentales del ciclo productivo;
- aumentar la rentabilidad de la empresa;
- evaluación de la relación entre la mano de obra y los recursos físicos existentes y el costo de su mantenimiento;
- expansión del negocio (si es necesario).
Naturalmente, el objetivo principal y perentorio de cualquier empresa que opere comercialmente será obtener ganancias. En consecuencia, las tareas y objetivos de optimización de los procesos de gestión de las actividades comerciales comerciales se orientarán exclusivamente a aumentar la eficiencia de las capacidades productivas y aumentar las ventas.
Cuando se trata de la estructura presupuestaria, aquí el énfasis está en mejorar la calidad del trabajo de los empleados dentro de la propia organización. Por ejemplo, la optimización del proceso educativo o la optimización del complejo educativo (preescolar, escuela, universidad) en su conjunto debe tener como objetivo mejorar los métodos de enseñanza, atrayendo solo especialistas y maestros altamente calificados, cambiando la estructura del plan de estudios de la aspectos específicos de la enseñanza con el fin de maximizar el rendimiento de los estudiantes. Aquí, el punto es hacer que el proceso de aprendizaje sea más fácil, más simple, más claro para los estudiantes, pero al mismo tiempo, el factor de eficiencia debe permanecer en el mismo nivel o incluso aumentar.
Métodos
No hace f alta decir que para lograr las metas y objetivos establecidos, primero es necesario desarrollar un conjunto de actividades relevantes quecontribuirá directamente a obtener el resultado final deseado. Para ello se están desarrollando métodos apropiados para la optimización de procesos a diferentes niveles. En otras palabras, para lograr lo que desea, debe pensar en las formas en que se puede obtener este deseo.
Naturalmente, dependiendo de la dirección de la actividad de una empresa u organización en particular, los métodos para optimizar los procesos de trabajo en cada empresa en particular difieren. Pero, en general, las diferentes formas de mejorar la eficiencia en el funcionamiento de las empresas de diferentes estructuras industriales todavía están dirigidas a las mismas áreas prioritarias en desarrollo.
- Método de exclusión: prevé la eliminación de aquellos factores externos e internos de reproducción que actúan como obstáculos y obstáculos y evitan que la empresa aumente su rentabilidad.
- Método de simplificación: consiste en reducir el nivel de complejidad en la estructura del proceso de producción (ventas, educación, logística) mediante la dispersión de la mayor parte del trabajo en segmentos y secciones separados.
- Método de estandarización - caracterizado por la introducción de nuevos programas, tecnologías innovadoras, técnicas, productos, componentes y etapas fundamentalmente diferentes en la promoción del flujo de trabajo.
- El método de reducción se debe a la necesidad de reducir los costos de producción, recursos, mano de obra, repuestos y financieros.
- Método de aceleración: prevé la necesidad de reducir las pérdidas de tiempo, así como la introducción de un paraleloingeniería, simulación, diseño rápido de muestras y automatización del flujo de trabajo.
- Método de cambio: las áreas más fallidas que ralentizan el proceso de producción deben reemplazarse por otras fundamentalmente nuevas, efectivas y eficientes. Los materiales de mala calidad deben reemplazarse por un buen producto, una técnica ineficaz debe reemplazarse por un aparato operativo efectivo, etc.
- Método de interacción: todo el trabajo en la empresa debe llevarse a cabo en un equipo bien coordinado unido por una sola meta e idea. La interacción de los empleados en diferentes niveles de subordinación jerárquica y el trabajo productivo conjunto ayudarán a realizar las metas y objetivos que se establecen para el personal en su conjunto.
Para entender cómo se puede lograr la optimización de sistemas y procesos en las áreas de actividad más prioritarias, es necesario detenerse en cada una de ellas con más detalle.
En control
La toma de decisiones es el componente más importante del complejo de gestión de cualquier empresa, ya sea de fabricación, comercial o presupuestaria. Toda optimización de procesos en la organización implica de alguna manera la intervención del factor humano. Cómo se construirá el proceso de trabajo y cómo interactuarán los recursos humanos en este proceso, determina la productividad de la empresa en su conjunto. Una gestión bien diseñada y la capacidad de implementar métodos efectivos de funcionamiento en el proceso de gestión en su conjunto no solo optimizaránla estructura de las relaciones entre los empleados, sino también para aumentar la rentabilidad de la empresa en su conjunto.
Entonces, ¿qué métodos se pueden utilizar para lograr la productividad de la gestión como herramienta principal para gestionar una empresa?
- Garantizar una fácil gestión: cuanto más simple se forme la estructura de interacción y la subordinación jerárquica de unos empleados a otros, más rápido y fructífero se desarrollarán todos los procesos en su conjunto.
- Introducción de nuevas propuestas para aumentar los indicadores de calidad de los productos fabricados en un sistema de gestión existente.
- Asistencia para reducir un indicador como la dependencia de la empresa del componente humano, es decir, la transición a sistemas de trabajo automatizados.
- Establecimiento obligatorio de control sobre los resultados de la empresa, así como un posterior análisis de su rentabilidad, con base en la evaluación de factores específicos.
- Minimizar costes y gastos en aquellos segmentos donde sea más racional.
- División planificada y lógica de responsabilidades y competencias respectivas entre los departamentos funcionales de la empresa.
- Realizar un control total de la repetición de las mismas tareas realizadas por diferentes departamentos para evitar la distribución irracional del tiempo de trabajo y las responsabilidades funcionales.
¿Cuál es el principal objetivo de optimizar los procesos de gestión? El hecho de que un plan de acción para la introducción de métodos productivos yla eliminación de actividades ineficientes permite reducir los costes de la empresa en su conjunto, sin perjuicio de los intereses de los empleados.
En producción
La regla fundamental de una empresa rentable y de producción eficiente es aumentar la diferencia entre el costo de fabricación de un producto y su precio de venta. Es decir, si hablamos específicamente de una empresa manufacturera, entonces el objetivo principal del trabajo aquí es garantizar que el precio del producto final justifique los costos asociados con su producción. Y cuanto mayor sea la diferencia entre costos y costo, se considera que la producción es más rentable y productiva (por supuesto, en el caso de que el precio de una unidad del producto terminado sea más alto que los costos necesarios para fabricarlo).
¿Cómo es posible optimizar los procesos de producción? ¿Qué métodos se utilizan para aumentar su eficacia?
- La reestructuración del sistema de contabilidad de costos es un componente fundamental y principal del proceso de optimización. Solo un enfoque competente y correcto para el reciclaje y la redistribución de costos puede llevar la producción a un nuevo nivel.
- Cálculo y análisis del costo actual de producción: estamos hablando del cálculo del costo de las materias primas, los salarios de los empleados de la empresa, el pago de los servicios públicos, la depreciación del equipo, etc.
- Transformar el ciclo de producción: identificar los momentos críticos del ciclo de producción y eliminar los factores que dificultan el proceso.
- Modernizaciónequipos: la sustitución de equipos de trabajo antiguos y totalmente depreciados por equipos técnicos nuevos permitirá aumentar varias veces la eficiencia de la producción.
- Aumento de la capacidad de producción: la expansión de la producción sirve como base para aumentar la rentabilidad de la empresa en función de la adquisición de nuevas oportunidades.
- Automatización del flujo de trabajo: al reducir el costo de pagar salarios al personal adicional contratado, la administración de una planta de fabricación tiene la oportunidad de ahorrar una cantidad significativa de dinero.
- Identificación de la lista óptima de materias primas compradas: un análisis de las existencias realmente necesarias, que adquiere la empresa para la producción del producto terminado, ayuda a identificar exclusivamente áreas prioritarias (los lotes más vendidos) y concéntrate en ellos.
- Minimización de residuos: para optimizar los costes, es necesario utilizar materiales reciclables, utilizar instalaciones de reciclaje, no desechar residuos que son aptos para el reciclaje y la reutilización.
- Construcción de su propia subestación eléctrica: las grandes empresas gastan enormes cantidades de dinero en el suministro de energía a los talleres. La construcción de nuestra propia central eléctrica de distribución permitirá reducir al mínimo estos costes. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que tales oportunidades son inherentes solo a los grandes fabricantes.
En comercio
Las empresas comerciales, así como las empresas manufactureras, se esfuerzan por aumentar sueficiencia para atraer grandes inversiones y aumentar el beneficio neto de las ventas. La optimización del negocio comercial se manifiesta principalmente en los siguientes pasos metodológicos:
- organización correcta de la planificación;
- pronósticos y estudios de mercado;
- ocupar el nicho adecuado en el mercado de bienes y servicios;
- identificar las necesidades de un comprador potencial;
- sustitución de proveedores no rentables por otros de mayor prioridad;
- compra exclusivamente bienes de recuperación;
- estimulación adicional de la demanda (publicidad);
- ampliación de la gama de productos (extremadamente racional);
- precio correcto;
- mejorar el marketing y las ventas de productos.
La empresa comercial, como ninguna otra, tiene como objetivo principal ganar dinero y obtener ganancias. Por lo tanto, la optimización de los procesos de venta está dirigida directamente a incrementar la rentabilidad de una empresa comercial.
En Pedagogía
Las instituciones educativas preescolares y los jardines de infancia, al ser instituciones presupuestarias, adolecen de métodos conservadores para llevar a cabo el proceso educativo con la misma fuerza que las estructuras no estatales. Aquí, los docentes tienen que trabajar no con productos materiales de producción final, sino con los conocimientos, habilidades y destrezas que pueden y deben inculcar en la mente de las generaciones más jóvenes. El nivel de conocimientos que brinda el actual sistema educativo pedagógico hoy en día está naturalmente reguladoGOST existentes y reglas prescritas. Pero, ¿qué tan efectiva es la enseñanza de hoy? ¿Y de qué depende el aumento de la eficiencia del proceso pedagógico?
La optimización de las actividades educativas a menudo tiene como objetivo:
- activación de canales de percepción: aceptación de información específica por parte de los niños y su asimilación activa;
- desarrollo de un conjunto de medidas para atraer una mayor atención de los niños al proceso educativo y al aprendizaje de nuevas habilidades;
- introducción de los últimos métodos de educación que aumentan la participación de los niños en el proceso educativo;
- utilizar ejemplos visuales para consolidar rápidamente la información recibida y la capacidad de pensar en forma asociativa;
- uso de pruebas operativas;
- niños participando en la preparación directa de algunos aspectos de la lección;
- gestión eficiente del tiempo.
Entre otras cosas, la optimización del trabajo de los educadores en jardines de infancia se logra mediante la mejora constante de sus calificaciones, complementando su propio conocimiento con las últimas ideas y las especificaciones de la enseñanza en instituciones preescolares. Solo un maestro competente y calificado puede poner información en el desarrollo de los niños de manera correcta, inteligible y correcta. Y esto, a su vez, es el objetivo principal de cualquier jardín de infancia.
En educación
No menos altos son los requisitos para optimizar los procesos educativos de la educación escolar y post-escolar. Los maestros de escuelas de educación general y los profesores universitarios necesitan una recertificación aún más frecuente que los maestros de instituciones preescolares. QuéCuáles son los aspectos fundamentales para optimizar las actividades de profesores y disertantes en el aula?
- Trabajar para garantizar la percepción primaria correcta del material educativo: para que los estudiantes (estudiantes) se interesen en el material presentado por el maestro, este último debe trabajar duro y pensar en cómo mejorar la presentación de un nuevo tema. Después de todo, es el grado de participación del alumno en el proceso de trabajo lo que determina cómo aprenderá el material en el futuro.
- Asimilación del conocimiento adquirido: la mera capacidad de transmitir el tema de la lección a la audiencia de la conferencia no es suficiente para que el conocimiento eche raíces en la mente de los estudiantes. Por lo tanto, el docente (profesor) está obligado a construir sus ejercicios prácticos con la demostración obligatoria de ejemplos fáciles, sencillos y comprensibles. Esto aumenta enormemente la capacidad de los estudiantes para recordar la nueva información recibida.
- Aplicación de las habilidades adquiridas: realizar todo tipo de experimentos en talleres o tareas en forma de aplicación creativa de los conocimientos adquiridos se considera una técnica eficaz para optimizar la etapa de fijación en el dominio del tema.
El objetivo principal de optimizar el proceso educativo es la presentación de calidad del material por parte del profesor y el uso óptimo de sus habilidades para aumentar la eficiencia de la asimilación de nueva información por parte de los estudiantes.
En logística
Los grandes centros logísticos involucrados en el transporte, transporte de carga y comunicación con contratistas también requieren medidas obligatorias para optimizar los procesos logísticos. Que hace elladirigido?
- Operaciones de planificación basadas en la relación de tiempo e indicadores financieros, centrándose en el lema "el tiempo es dinero".
- Uso activo de las últimas tecnologías de la información: el uso de computadoras portátiles compactas y otros dispositivos para comunicarse con transportistas, transitarios y clientes.
- Cálculo sistemático de los recursos financieros y laborales para el transporte de mercancías del punto A al punto B, basado en una evaluación de la rentabilidad y rentabilidad de dicho transporte.
- Minimización de riesgos durante el transporte de carga, construyendo un sistema de desaprobación en caso de daño a la carga por culpa del transportista o transitario.
- Minimizar el riesgo de daño a la carga debido a las condiciones de temperatura o tiempo (compra de cámaras frigoríficas, observando las reglas para el almacenamiento de carga en forma de productos perecederos).
En la organización
La optimización de los procesos tecnológicos está muy relacionada con el trabajo correctamente organizado en la empresa en su conjunto. La eficacia de su funcionamiento depende de cómo se construya la estructura organizativa de la empresa. Y partiendo del hecho de que la estructura de la empresa se basa enteramente en los empleados y las funciones que desempeñan, la tarea organizativa más importante de cualquier empresa es la optimización del personal. Estos incluyen:
- reducir el costo del empleador para asegurar la actividad laboral;
- aumentar las cualificaciones reales de los empleados;
- automatización laboral - sustitución del trabajo físico por máquina;
- deshacerse de los empleados ineficientes - reducción;
- mejora del sistema de gestión de personal.
Esta es sólo una breve lista de aquellos puntos que son fundamentales en la reorganización de la gestión del personal. Pero reflejan los aspectos clave que contribuyen al logro del objetivo principal de optimizar los procesos de la organización en la empresa: minimizar los costos.
