Garantizar que el funcionamiento eficiente de cualquier empresa esté asociado con la organización adecuada del flujo de documentos. No es de poca importancia el control sobre los plazos de ejecución de los documentos. El hecho es que tanto los empleados ordinarios como los jefes de departamento son responsables de la resolución oportuna y correcta de los problemas contenidos en los documentos. A continuación, considere cuáles son los plazos para la ejecución de los documentos.
Información general
Los plazos para la ejecución de los documentos se establecen mediante reglamentos, resoluciones o actos de organización y administrativos.
La disponibilidad de un sistema de información y referencia en la empresa permite una búsqueda rápida de documentos registrados por cualquier signo. En particular, durante el registro, los detalles básicos de los documentos se ingresan en la base de datos: números de entrada/salida, información sobre el remitente y el destinatario, fecha de vencimiento, etc.
Clasificación
Hay condiciones individuales y estándarejecución de documentos. Estos últimos están determinados por la ley. Estos incluyen, en particular, los plazos para cumplir las instrucciones del Gobierno, los jefes de las estructuras ejecutivas federales, las investigaciones parlamentarias, los recursos civiles, las resoluciones/decisiones de los órganos de administración de las organizaciones comerciales, etc.
Los plazos individuales para la ejecución de documentos se determinan, por regla general, directamente en sus textos o en una resolución. Tales indicaciones están presentes, en particular, en documentos reglamentarios y administrativos, informes estadísticos y de otro tipo.
Los plazos para la ejecución de los documentos pueden ser determinados por el jefe oralmente.
Reglamentos
En lo dispuesto en el presente reglamento, los plazos para la ejecución de los documentos varían según su tipología.
Por ejemplo, las instrucciones marcadas como "urgentes" deben ejecutarse dentro de los tres días posteriores a la fecha de la firma. Tenga en cuenta que la cuenta atrás no comienza a partir de la fecha de recepción del documento, sino a partir de la fecha de firma.
Si hay una indicación "sin demora", entonces no se asignan más de 10 días para la ejecución del documento.
Si no se especifica, el plazo de ejecución de la orden no es superior a un mes.
Cambios de fecha
En la práctica, a menudo surgen situaciones en las que, por razones objetivas, es imposible ejecutar un documento a tiempo. En este sentido, la empresa debe aprobar el procedimiento de modificación del plazo para la realización de determinados actos. Cabe señalar que aplicandolas reglas son necesarias, si es posible, solo en casos excepcionales.
La decisión de cambiar la fecha límite para la ejecución de un documento solo puede ser tomada por el empleado que la fijó originalmente. Las reglas comerciales actuales no definen límites mínimos y máximos de transferencia. Por lo tanto, la dirección de la empresa debe establecerlos de forma independiente con base en los requisitos de razonabilidad y validez.
De acuerdo con las reglas generales adoptadas en la práctica, se permite un aumento en el período de no más de 3 días. En este caso, la iniciativa debe provenir del empleado a quien se le encomendó la tarea. Deberá justificar y acordar con la dirección el cambio de plazo para la ejecución del documento.
Orden de transferencia
Todas las acciones relacionadas con la modificación del plazo para la ejecución de un documento deben constar en los actos correspondientes.
La transferencia del período debe ser justificada. Para ello, el interesado puede realizar alguna de las siguientes propuestas:
- Sobre el aplazamiento del plazo con justificación de las razones por las cuales el documento no puede ejecutarse en el plazo señalado.
- Sobre la participación de los coejecutores si la persona no tiene autoridad suficiente para ejecutar la orden.
- Sobre el nombramiento de otros artistas.
Debe decirse que el artista debe actuar con rapidez. No se comunique con la gerencia 2 o 3 días antes del final del plazo.
Operaciones de control
Seguimiento del cumplimiento de plazoslas tareas incluyen:
- Fijación durante el registro de todos los documentos y órdenes de la dirección de la empresa.
- Comprobar la entrega de las tareas a los ejecutantes a tiempo.
- Recordatorio a los empleados y jefes de departamento sobre los próximos plazos o su vencimiento.
- Ingresar en los formularios de registro información sobre la transferencia de órdenes de un ejecutor a otro, cambiando el período asignado para la ejecución de las tareas.
- Notificación a los administradores sobre el proceso de ejecución de documentos.
- Ingresar información sobre pedidos completados en formularios de registro, eliminando tareas del control.
- Formación de referencias analíticas e informes de control de tiempos.
Matices
Todos los actos que requieren ejecución y respuesta deben ser controlados. En los documentos administrativos, las decisiones son objeto de seguimiento. Al mismo tiempo, cada elemento contenido en ellos (es decir, cada tarea, asignación) se pone bajo control.
El secretario del jefe necesita controlar la ejecución de las órdenes verbales del jefe.
Sistema de monitoreo automatizado
Recientemente, muchas empresas utilizan programas informáticos y bases de datos en su trabajo. Los sistemas automatizados facilitan enormemente las actividades de las organizaciones, ahorran tiempo a los empleados.
Al registrar documentos, el control se realiza automáticamente al llenar la columna "Fecha de vencimiento". Al mismo tiempo en mí mismoel documento puede ser sellado en su aceptación para el control. Su presencia es más necesaria para el ejecutante.
Para garantizar el control actual, los empleados responsables verifican diariamente, generalmente al comienzo del día, la lista de documentos cuyo tiempo de ejecución vence ese día. En las empresas que utilizan un sistema de correo electrónico interno, las advertencias sobre los períodos de vencimiento se envían a la PC del ejecutante de manera automática. También puede configurar el software para que imprima automáticamente los documentos apropiados.
Completar tareas a largo plazo
El control de la ejecución de documentos que contienen instrucciones complejas se realiza por etapas. Incluye monitoreo actual, preventivo y de seguimiento.
El control actual ya se ha discutido anteriormente. Se realiza un seguimiento preventivo de los documentos, cuyo plazo expirará en 2-3 días. En consecuencia, el empleado todavía tiene tiempo para completar la tarea.
La orden se elimina del control después de su ejecución. Puede expresarse en compilar y enviar una respuesta, recibir confirmación documentada, etc. El resultado de la ejecución se registra en la tarjeta de registro. También indica la fecha de ejecución, el número de expediente en que se presenta el papel.
Control final
Se proporciona, por regla general, en las grandes empresas. El control final lo realizan los empleados encargados de controlar la ejecución de las instrucciones, o secretarios.
Por lo general, la empresa establece la frecuencia de monitoreo. El seguimiento se puede realizar cada mes, trimestre o semana. De hecho, el control final es una evaluación de la disciplina de desempeño en la empresa y en sus divisiones estructurales.
ZF № 229
Una de las formas de proteger los intereses de los sujetos es el proceso judicial. En la práctica, las demandas más comunes se consideran declaraciones en las que se exige la concesión de una indemnización por determinadas violaciones de derechos. Tales procedimientos terminan con los procedimientos de ejecución.
Después de la entrada en vigor de la decisión sobre el caso, se emiten documentos ejecutivos al solicitante. La fecha límite para cumplir con los requisitos para ellos está determinada por los empleados de la FSSP (alguaciles).
En la Parte 1 30 del artículo FZ No. 229, se estipula que la base para iniciar el proceso es el documento ejecutivo y la declaración del demandante. Estos documentos se presentan en el lugar de aplicación de las medidas coercitivas previstas por la ley, determinado de conformidad con lo dispuesto en el art. 33 del citado acto normativo.
El plazo para presentar un documento para ejecución es de 3 días a partir de la fecha de presentación a la división FSSP. Una IL (orden ejecutiva) que contiene una demanda de restitución de un niño transferido o retenido ilegalmente en la Federación Rusa, para el ejercicio de los derechos de visita en relación con él de conformidad con un tratado internacional, así como una solicitud para su búsqueda, se transmite al alguacil a más tardar al día siguiente de ingresar al FSSP.
Incoación del procedimiento o negativa a hacerloemitido por decreto. Se emite dentro de los 3 días a partir de la fecha de recepción de los materiales por parte del alguacil.
Si la IL debe ejecutarse inmediatamente, después de que se acepta en la unidad FSSP, se transfiere a un empleado cuya autoridad se extiende al lugar de ejecución. Si está ausente, otro alguacil recibe los materiales. En este caso, la decisión de abrir o rechazar la producción debe tomarse a más tardar un día después de ingresar al Servicio.
Si la orden de ejecución ingresó por primera vez a la FSSP, el alguacil determina el plazo para la ejecución voluntaria de la orden de ejecución. El plazo correspondiente se indica en la resolución de inicio del procedimiento. Al mismo tiempo, el alguacil está obligado a advertir al deudor sobre la posibilidad de aplicar medidas coercitivas después de la expiración del plazo previsto para la ejecución voluntaria. También se notifica al deudor que se le cobrarán los gastos de realización de las acciones previstas en los artículos 112 y 116 de la Ley Federal N° 229, así como una comisión de ejecución.
El término para la ejecución voluntaria del documento ejecutivo, de conformidad con la Parte 12 del art. 30 es igual a cinco días. El cómputo comienza a partir de la fecha de recepción por el deudor de la resolución. En caso de elusión del cumplimiento de los requisitos, se notifica al obligado el inicio del proceso de ejecución. La legislación prevé, por ejemplo, medidas como la incautación de bienes con su posterior venta.
