¿Qué es una "reunión"? La palabra en sí proviene del "consejo" protoeslavo, "veche". En aquellos tiempos antiguos, los elegidos, generalmente los representantes más sabios y experimentados de la sociedad, organizaban la reunión. Su propósito era discutir un determinado tema o problema y tomar decisiones que se suponía que resolverían el problema que había surgido o regularían el orden público.
El diccionario explicativo de V. D. Dmitriev revela el significado de la palabra nombrada de la siguiente manera:
reunión
reunión n., s., usado borrador a menudo
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1. Una reunión es una reunión de varias personas para discutir juntas cuestiones prácticas de negocios.
Reunión breve e importante. Mañana,reunión urgente. Para las 10:00 horas estaba prevista una reunión de jefes de departamento. En Moscú se celebró una reunión de representantes de los círculos empresariales.
2. La reunión de alto nivel en la prensa se denomina reunión oficial de jefes de estado.
3. En la práctica judicial, se denomina reunión a una conversación cerrada de jurados o jueces, donde se establece la forma de la sentencia para el acusado.
Al final del debate, el tribunal se retiró a deliberar.
Una reunión: ¿una pérdida de tiempo o una herramienta eficaz para trabajar con el personal? ¿Quién decide quién, cuándo y con qué propósito participará en la reunión? Intentemos responder a estas y otras preguntas.
Propósito del evento
Las reuniones tienen varios propósitos:
- Durante el mismo hay un intercambio y transferencia de información. Los oradores cuentan su propia historia, informando y educando al resto de los participantes.
- Durante el informe y debate, todas las situaciones o procesos son evaluados por los presentes en la reunión. Se están ajustando los criterios de evaluación.
- Para un líder, una reunión puede reemplazar todos los procedimientos de evaluación, ya que el comportamiento de un subordinado y sus reacciones pueden utilizarse para juzgar su competencia e implicación.
- Ajuste competente de las actuaciones y adopción de decisiones y medidas eficaces.
El jefe decide
Quién participará en la reunión, la frecuencia y duración de las reuniones, así como cuál es su propósito, lo decide el jefe.
Depende de la pregunta o problema que causó la necesidadcelebración de reuniones. Por ejemplo, el director necesita una decisión colegiada: la aprobación del presupuesto. Envía un correo electrónico a todos los empleados que deben participar en la reunión con el contenido aproximado:
- representantes (lista de correo) asistirán a la reunión, así como personal clave de otra organización asociada;
- topic - asignación presupuestaria para el período;
- lugar - gran sala de reuniones;
- fecha y hora - 2018-11-10, sábado, inicio 13:00, fin 13:50;
- lista de puntos del orden del día, responsable del discurso, límite de tiempo para cada tema en el archivo adjunto.
Tipos y tipos de reuniones
Las reuniones son una poderosa herramienta de gestión. Entre ellos se distinguen:
- formal e informal;
- operativo, definitivo, problemático;
- industrial, judicial, etc.;
- por nivel: taller, liderazgo, jefes de estado y similares;
- reuniones cerradas y abiertas;
- educativo, informativo, explicativo;
- según el método de comunicación: participación directa en la reunión, seleccionador, videoconferencia, etc.
La eficacia de la reunión depende de la organización de las reuniones. Debe tener en cuenta la estructura de la empresa, los detalles de la interacción de los empleados, los métodos de comunicación, el empleo de cada uno de los participantes, la necesidad de resolver los problemas y su relevancia.
Operativo, definitivo y problemático
El trabajo en equipo exitoso significa constanteinteracción de todos los enlaces con la recepción de retroalimentación. Para ello, por regla general, las reuniones operativas se realizan al comienzo de la jornada laboral. "Violadores", "cinco minutos", "reuniones de planeadores", "letuchki": así se llaman entre ellos.
Al taller asistirán los empleados que sean designados por el jefe inmediato. La lista de temas discutidos es estándar: los resultados del día anterior, el establecimiento de metas para hoy, etc. Estas reuniones son de corta duración. Se llevan a cabo regularmente, sobre lo cual se notifica a todos los participantes con anticipación.
Las reuniones de recapitulación se convocan para discutir una gran cantidad de trabajo. Podría ser:
- período de tiempo: temporada, trimestre, reinado, etc.;
- finalización del plan, proyecto, tarea.
Se están haciendo preparativos meticulosos para tales reuniones. Se invita con antelación a participar en la reunión sobre el tema final. Los participantes son designados por el líder. También especifica la lista de materiales necesarios para una implementación exitosa. El tiempo está regulado tanto para cada actuación como en general. Se graba la reunión. Todos los participantes deben estar familiarizados con el contenido del protocolo.
Las reuniones de problemas se organizan según sea necesario. Por regla general, se trata de circunstancias de fuerza mayor, situaciones no planificadas. El responsable de solucionar el problema te invita a participar en la reunión sobre el tema planteado. Los participantes son designados por el líder. No se ha fijado el tiempo. Como resultado de la reunión se realiza una solución al problema, se realiza un análisis de las causas de ocurrencia,se está creando una lista de medidas preventivas. Es necesario iniciar sesión.
Invitación
"Por favor, participe en la reunión sobre el tema de…" - así es como se suele leer el texto de la carta de invitación. A continuación, debe especificar el tema principal, fecha, lugar, hora de inicio y finalización de la reunión. Luego haga una lista de los temas que se plantearán durante la reunión. Y marque las personas responsables de cada artículo. No estará de más señalar el tiempo límite para intervenir en cada una de las preguntas. Las preguntas están organizadas en orden de importancia de la solución.
Posibles errores de reunión
Todos los que participan en la reunión son responsables de su realización exitosa y eficiente. Enumeramos los errores típicos de participación, organización y conducta:
- ausencia, insuficiencia, inexactitud en la formulación del objeto de la reunión;
- preparación insuficiente;
- ausencia o incumplimiento de las normas;
- formalización, sin necesidad de reunión;
- Notificación inoportuna, tiempo insuficiente para prepararse.
Reduce la eficiencia de las reuniones y las tardanzas habituales.
Métodos de implementación
Cada congregación tiene:
- El tema es su propósito, temas y problemas discutidos.
- El objetivo son los que asistirán a la reunión, gente.
La elección del método de dirección depende de cuál sea el sujeto y el objeto. Enumeramos los principales:
- informe;
- intercambioinformación u opiniones;
- lluvia de ideas;
- discusión.
